月次決算を早期化するにはシステム導入がカギ？月次決算を効率化するためにできることとは

月次決算とは、自社の経営状況を理解することを目的に1ヶ月単位で実施する決算業務です。

月次決算を実施すれば、経営判断を早期におこなえたり、金融機関などから融資を受けやすくなります。

そこで今回は、月次決算が会社に与える影響や遅延する要因、効率的に決算業務をするために実施するべきことを解説します。

本記事を読めば、月次決算を早期化する重要性や効率的に決算業務を実施するためにするべきことが理解できるため、より迅速に月次決算が実施できるようになるでしょう。

月次決算とは

月次決算とは、1ヶ月ごとの財政状況を明らかにし、自社の経営管理に活用するために実施している決算業務です。

月次決算を実施すれば月ごとの季節変動や状況変動などを事細かに把握できるため、迅速な経営判断ができるでしょう。

また、月次決算を実施することで自社の年間売り上げや利益の予測がしやすくなるので、早期の業務改善ができます。

例えば、自社の売上目標が達成できなさそうであれば、人気アニメとコラボした商品を開発したり、クーポン券を大量配布したりとさまざまな経営改善策が立案できます。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、月ごとの経営状況を把握できないため、売上目標に対する進捗状況がわかりません。

自社の経営目標を達成しやすくするためにも、現在の目標に対する進捗状況が理解できる月次決算を実施しましょう。

月次決算の作成は、法律によって義務付けられているわけではありません。そのため、月次決算を導入するかどうかは、それぞれの企業が決定する必要があります。

ここで解説した内容を把握したうえで、月次決算を導入すべきか判断をしましょう。

月次決算をおこなう目的とは

月次決算を実施する目的として、以下の3つが挙げられます。

• 経営判断を早期におこなうため
• 年次決算の事務負担を軽減するため
• 金融機関などから融資を受けやすくするため

ここで解説した目的を理解したうえで、月次決算を実施しましょう。

経営判断を早期におこなうため

月次決算を実施する目的として、経営判断を早期におこなうことが挙げられます。

経営判断を早期に実施すれば、売上の伸び悩みやコストの使い過ぎを迅速に把握できるため、経営目標を達成するために最適な改善策を素早い段階で実施できるからです。

例えば、月次決算を実施して月ごとの費用項目を可視化すれば、どの費用を削減すればよいのかが理解できます。

また、月次決算を実施して売上を高めるための対策やコスト削減を実施したのにも関わらず、なかなか経営目標を達成が難しい場合は、目標数値を改める必要があります。

経営判断を早期に実施して自社の業績をさらに向上させるためにも、月次決算を導入するとよいでしょう。

年次決算の事務負担を軽減するため

月次決算を実施すると、年次決算の事務負担の軽減も可能となります。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、年度末の数日間で12ヶ月分の決算業務を実施しなければいけません。

しかし、月次決算を導入すれば、毎月決算業務を実施するため、事務負担がほぼ12分の1の量にまで軽減したうえで毎月に分散できます。

また、月次決算を導入すれば年次決算の事務負担の軽減につながるため、通常業務と決算業務の同時並行がしやすくなります。

通常業務と決算業務を同時に実施するためにも、年次決算の事務負担の軽減に効果的な月次決算を導入しましょう。

金融機関などから融資を受けやすくするため

月次決算を実施すれば、金融機関などから融資を受けやすくなります。

月次決算を実施すれば、直近の経営状況を金融機関へ伝達できるため、金融機関としても適切な融資判断がしやすくなるからです。

金融機関は、貸出先の企業から必ず債務を履行してもらうために、融資審査の際に企業の財務状況や経営情報を詳細に把握する必要があります。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、年度末の経営状況のみを金融機関へ伝えることになるため、融資の審査に時間がかかってしまうかもしれません。

より迅速に金融機関から融資を受けたいのであれば、月次決算を実施するとよいでしょう。

月次決算の基本的な流れをおさらいしよう

月次決算の基本的な流れは、以下の通りです。

1. 現金および預金の残高を確認する
2. 当月の棚卸高を確定する
3. 仮勘定の整理をおこなう
4. 経過勘定を振り替える
5. 減価償却費・各種引当金を計上する
6. 売掛金などの債権および買掛金などの債務を計上する
7. 月次決算書を作成する
8. 月次業績報告をおこなう

ここで解説した流れを参考にしたうえで、月次決算を実施しましょう。

現金および預金の残高を確認する

月次決算を実施する際は、現金および預金の残高を確認する必要があります。現金および預金の残高確認では、帳簿上の残高と現金預金残高が一致しているのかを確認しましょう。

もし、現金および貯金の残高確認で差異が発見された場合は、間違いの原因究明をしたうえで修正してください。

間違いの原因究明をしなければ、どの部分で間違いをしたのかが理解できず何度も同じ間違いを繰り返す恐れがあります。

また、現金および預金残高の確認をする際は、金融機関別に作成した利息計算書と受取利息の帳簿残高を同時に確認しましょう。

当月の棚卸高を確定する

現金および預金残高の確認が完了したら、当月の棚卸高を確定してください。当月の棚卸高の確定では、棚卸資産と帳簿金額が一致しているのかを確認します。

当月の棚卸高の確定をする際は、社外に保管している在庫や不良品・長期滞留在庫・返品などの確認漏れがないように気をつけましょう。

当月の棚卸高の確定を一度に実施しようとすると、膨大な時間がかかってしまう恐れがあります。そのため、当月の棚卸高の算出をする際は、こまめに在庫数を確認しましょう。

また、棚卸資産管理手続きが整備されていた場合は、実地での棚卸が省略できる可能性があるので、事前に確認してください。

仮勘定の整理をおこなう

当月の棚卸高の確定が完了したら、仮勘定の整理をする必要があります。

仮勘定の整理は、一時的に使用していた仮勘定を、正確な用途が決まった際に適切な勘定科目に振り分ける業務です。

もし、仮勘定の整理をしなければ、正確な勘定科目が不明の科目が残ってしまい、自社の明確な経営状況が理解できません。

そのため、自社の経営状況を明確に理解するためにも、仮勘定の整理は忘れずに実施しましょう。

また、仮勘定の整理では、前払費用の計上漏れの有無の確認や、長期にわたって未精算のものがないかを確認してください。

経過勘定を振り替える

仮勘定の整理が完了したら、経過勘定を振り替えましょう。

経過勘定の振り替えでは、当月に支払われるはずだった入金や支払いがされなかった場合は、未収収益・未払費用として計上してください。

経過勘定の振り替えをする際は給与残高が0になっているのかを確認したり、長期未払費用の取引がないのかをチェックしたりして計上漏れがないようにしましょう。

また、対象項目や計上基準を事前に設定したうえで、経過勘定の振り替えを実施すると迅速に計上が完了できます。

減価償却費・各種引当金を計上する

経過勘定の振り替えが完了したら、減価償却費・各種引当金を計上してください。

減価償却費・各種引当金の計上では、1年間の費用を見積もったうえで月額費用の1ヶ月分を算入します。

減価償却費・各種引当金の計上では、以下の勘定科目も含まれているので、忘れずに算入してください。

また、減価償却費・各種引当金の計上をする際は、以下のポイントに気をつけるとよいでしょう。

• 各勘定科目の計上漏れの有無
• 各保険料の月額の支払い費用の有無
• 固定資産税を中心とした税務関係の月額支払い費用の有無
• 固定資産台帳と会計帳簿の取得価格、帳簿金額、減価償却費の一致を確認する

上記のポイントに気をつけたうえで、減価償却費・各種引当金を計上しましょう。

売掛金などの債権および買掛金などの債務を計上する

減価償却費・各種引当金の計上が完了したら、売掛金などの債権および買掛金などの債務を算入しましょう。

本項では、当月中に回収や支払いを実施した売掛金や買掛金の計上をする必要があります。

売掛金の債権や買掛金の債務の計上をし忘れていた場合は、明確な経営状況が出せないので、適切な経営戦略の立案が困難になるかもしれません。

適切な経営戦略の立案ができなければ、自社の業績向上がしにくくなる可能性があります。

適切な経営戦略の立案をするためにも、売掛金などの債権および買掛金などの債務の計上を実施しましょう。

月次決算書を作成する

売掛金などの債権および買掛金などの債務の計上が完了したら、月次決算書を作成してください。月次決算書の作成では、下記の3つの種類の試算表を用意しましょう。

また、月次決算書の作成では、試算表以外に以下の書類が必要です。

• 貸借対照表
• 損益計算書
• 資金繰り表
• 借入金一覧表
• 在庫一覧表
• 受注残高表
• 経緯推移表

上記の書類を用意したうえで、月次業績報告を実施しましょう。

月次業績報告をおこなう

月次決算書の作成が完了したら、月次業績報告を実施してください。月次業績報告では、自社が適切な経営状況であるのかを資料にまとめたうえで、経営陣に報告します。

月次業績報告を実施する際は、競合他社の業績や自社の前年同月との比較、年間推移など各種データ分析を実施した資料も経営戦略の立案に活用できるため、添付しましょう。

また、月次業績報告は経営陣が経営戦略の立案をするために重要な情報となるため、正確さと迅速さを心がけたうえで、実施するように心がけてください。

第三者から見て理解できる内容の月次決算書を作成したうえで、月次業績報告をしましょう。

月次決算が会社に与える影響とは

月次決算を実施することで、さまざまな会社に与える影響があります。月次決算が会社に与える影響として、以下の2つの項目に分類して解説します。

• 管理会計への影響
• 経営の透明性への影響

ここで解説した内容を理解したうえで、月次決算を実施しましょう。

管理会計への影響

月次決算を実施すると、管理会計への影響を大きく与えます。

管理会計とは、経営者の意思決定の判断材料となる会計です。管理会計で活用できる財務指標には、以下の4つの種類があります。

管理会計を実施すれば、自社の利益を獲得する力や倒産リスクなどが把握できるため、業績改善に活用できます。

また、月次決算を実施する際に管理会計をするのであれば、事前に事業計画と目標を設定しておくとよいでしょう。

事前に事業計画と目標を設定しておけば、自社の業績をさらに向上させるための改善や対策が実施できます。

経営の透明性への影響

月次決算が会社に与えるもう1つの影響としては、経営の透明性が挙げられます。月次決算を実施すれば、正確な年次決算の予測ができます。

正確な年次決算の予測ができれば、次年度以降の事業計画も立案しやすくなったり、経営目標の変更を検討したりすることが可能です。

ただ、月次決算は必ずしも年間全体の経営状況を反映できるわけではありません。

季節的な要因によって一時的に売上が伸びた場合は、すべての月で同じように業績が向上するわけではないからです。

そのため、一時的に売上が伸びた場合は、広い視野を持って年次決算の予測をする必要があります。

月次決算が遅れる要因とは

月次決算を早期化するためには、遅れる要因を洗い出さなければいけません。月次決算が遅れる要因として、以下の2つを解説します。

• 部署ごとの処理が遅れることによる遅延
• 証憑のチェックなどの会計業務が遅れることによる遅延

ここで解説した要因を理解したうえで、月次決算の早期化に努めましょう。

部署ごとの処理が遅れることによる遅延

月次決算が遅れる要因としては、部署ごとの処理の遅れが挙げられます。

例えば、仕入先から請求書が届かないため計上ができなかったり、在庫の確認に時間がかかったりして部署ごとの処理に遅れが生じる場合があります。

各部署での処理に遅延が発生してしまうと、すべてをまとめる経理部門での月次処理に大きな影響を与えかねません。

また、月次決算を実施する際は社員の給与や残業代の集計をする必要があります。社員の給与や残業代の集計に遅延が生じると、給料日まで遅れてしまう可能性があるからです。

もし、給料日より遅れて給料を振り込んでしまった場合、社員から大きな不信感を持たれてしまう可能性があります。

社員からの信頼を失わないようにするためにも、月次決算は必ず遅れないようにしましょう。

証憑のチェックなどの会計業務が遅れることによる遅延

月次決算が遅れる要因の1つには、証憑のチェックなどの会計業務が遅れることによる遅延もあります。

例えば、会計業務に手作業で実施するものが多かった場合は、膨大な時間がかかってしまうため、必然的に会計業務に遅れが生じてしまうかもしれません。

そのため、月次決算を実施する際は、作業の自動化や会計発生時の定期的な処理をすることが大切です。

また、請求書と納品書の突き合わせ作業や入力作業などの確認はミスが発生し、会計業務が遅れる要因となる可能性があります。

会計業務が遅れないようにするためにも、月次決算を効率的に実施するとよいでしょう。

月次決算を効率良くおこなうためにできること

月次決算を効率良く実施するためにできることとして、以下の3つを解説します。

• 月次決算のスケジュールを社内に周知する
• 経費精算などの締め日を徹底させる
• 会計ソフトを導入する

ここで解説した内容を理解し、月次決算のさらなる効率化に努めましょう。

月次決算のスケジュールを社内に周知する

月次決算を効率的に実施するためには、スケジュールを社内に周知するとよいでしょう。

月次決算のスケジュールを社内に周知すれば、担当する社員も前もって予定を立てられるため、通常業務と決算業務を同時に実施しやすくなります。

もし、月次決算のスケジュールを社内に周知しなければ、社員は計画通りに業務を進めにくくなるため、通常業務と並行して決算業務に取り組みにくくなるかもしれません。

通常業務と決算業務を並行して取り組まなければ、業績の低下につながる恐れがあります。

効率的に月次決算を実施するためにも、事前にスケジュールを社内に周知しておくとよいでしょう。

経費精算などの締め日を徹底させる

月次決算を効率的に実施する際は、経費精算などの締め日を徹底させることが大切です。

経費精算の締め日を徹底しなければ、決算業務に遅れが生じる原因となり、経営戦略の立案に時間が取れなくなってしまいます。

そのため、上司が部下に対して決算業務の進捗状況を定期的に確認するとよいでしょう。

決算業務の進捗状況を確認して業務に遅れが生じていても、定期的な進捗確認によって他の社員と協力し、決算業務を実施すれば締め日までに完了させられるかもしれません。

また、経費精算の締め日を必ず守るために、部署内での納期を早めに設定するとよいでしょう。

部署内での納期を早めに設定しておけば、書類ミスや記載の不備が発生していたとしても時間に余裕をもって対応できます。

会計ソフトを導入する

月次決算を効率的に実施するためには、会計ソフトを導入することが大切です。

会計ソフトを導入すれば、交通費や交際費などの会計業務も自動化できるため、業務効率化につながります。

また、会計ソフトを導入すれば会計業務はすべてソフトが自動的に実施してくれるため、複数人での確認をする必要がなくなり、人為的なミスの軽減も実現できます。

ほかにも、会計ソフトを導入することで紙ベースで運用する必要がなくなるため業務効率化につながるメリットがあります。

少しでも月次決算を効率的に実施したいと考えているのであれば、会計ソフトを導入するとよいでしょう。

月次決算を早期化するためにはシステムの見直しも重要

月次決算を早期化するためには、システムの見直しも重要です。

月次決算の効率化を実現させている会社の中には、チェックリストを活用してミスを削減したり、不要な業務フローを省いて工程を削減したりしている場合もあるからです。

例えば、伝票入力のパターン化を実施して過去に入力した仕訳を複写して効率的に入力できるようになれば、仕訳入力がより迅速にできるようになるでしょう。

また、グラフの種類が豊富な月次決算を選べば、決算書の作成がスムーズにしやすくなります。このように月次決算を早期化するためには、システムの見直しも欠かせません。

そのため、月次決算の早期化を実現させたい方は、自身の決算業務のシステムで見直すべき部分がないかを一度振り返ってみましょう。

月次決算はシステムを有効活用しながら効率良くおこなう

今回は、月次決算を効率化するためにできることを解説しました。月次決算とは、1ヶ月ごとの財政状況を明らかにし、自社の経営管理に活用するために実施している決算業務です。

月次決算を効率的に実施するためには、決算業務のスケジュールをあらかじめ社内に周知したり、会計ソフトを導入したりする必要があります。

月次決算の効率化を検討している方は、本記事を参考にしてください。

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