月次決算はどういうスケジュールでおこなう？月次決算の流れと業務スケジュールを確認しよう

月次決算とは、自社の売上高や財政状況の把握を目的に1ヶ月ごとに実施される決算業務です。

月次決算を導入すれば、早期の経営判断の実現につながったり、年次決算の事務処理の軽減につながったりとさまざまなメリットが獲得できます。

そこで今回は、月次決算の業務スケジュールについてご紹介します。

本記事を読めば、月次決算の業務スケジュールについて詳しく理解ができるため、決算業務を実施しやすくなるでしょう。

月次決算とは

月次決算とは、月ごとの経営状況を明らかにしたうえで、自社の経営管理に活用するために毎月実施する決算業務です。

月次決算を導入すれば、自社のリアルタイムな経営状況が理解できるため、早期の経営判断の実現ができます。

年次決算のみの導入であれば、12ヶ月分の決算処理を数日間で完了させなければいけません。そのため、年次決算のみを導入していた場合は、通常業務と並行して決算業務をすることが困難になります。

しかし、月次決算を導入すれば、決算業務と通常業務を同時進行で実施することが可能です。

また、月次決算と年次決算は、法律で義務付けられているのかの違いがあります。年次決算の場合は法律で義務付けられているため、すべての企業で実施しなければいけません。

ただ、月次決算は法律で義務付けられていないため、導入が必要だと感じた方のみ実施するものです。本記事を参考にして、月次決算を導入するべきかを判断しましょう。

月次決算の目的とは

月次決算を策定する際は、あらかじめ目的を定める必要があります。月次決算を策定する目的として、以下の3つを解説します。

• 早期の経営判断を実現するため
• 経営戦略や節税対策を早期におこなうため
• 年次決算の事務処理を軽減するため

ここで解説した目的を達成できるように、月次決算を策定しましょう。

早期の経営判断を実現するため

月次決算の目的として、早期の経営判断を実現することが挙げられます。月次決算を導入すれば、毎月の経営状況に応じた施策を実施できるため、業績向上につながります。

例えば、先月に販売した商品の売上が悪かった場合は、早期に商品改良したり、広告で商品をPRしたりして改善策が実施できるでしょう。

しかし、年次決算のみを導入していた場合は、1月の経営状況に対する改善策を実施する際も来年の年初めになるため、適切な経営判断が実施できないかもしれません。

もし、月次決算を導入しなければ、早期の経営判断が実現できないため、会社の業績が日々低下していき、倒産してしまう可能性があります。そのためにも、月次決算を導入して早期の経営判断を実現する必要があります。

経営戦略や節税対策を早期におこなうため

月次決算を導入する目的の1つとして、経営戦略や節税対策を早期に実施することが挙げられます。

月次決算を導入すれば、月初めに先月の財務状況に沿った経営戦略を実施できるからです。経営戦略を早期に実施すれば、企業の財政状況が悪化していた場合にこれ以上悪くならないように対策ができます。

また、月次決算は節税対策を早期に実施するために欠かせません。年次決算のみを導入していた場合は、12ヶ月分の決算処理を数日間で実施しなければいけないため、十分な作業期間を確保できず節税対策が実施できないかもしれないからです。

節税対策を実施できなければ、その分会社が獲得できる利益が少なくなります。会社の業績をより向上させるためにも、経営戦略や節税対策を早期に実施するべきです。

年次決算の事務処理を軽減するため

月次決算は、年次決算の事務処理を軽減するために導入したほうがよいです。月次決算を導入しなかった場合は、12ヶ月分の決算処理を数日間で実施しなければいけません。

12ヶ月分の決算処理を数日間で実施した場合、通常業務と並行して決算業務ができなかったり、書類内の記載ミスが生じたりする恐れがあります。

年末時に通常業務と並行して決算業務ができなければ、12月分の業績が低下してしまうかもしれません。

また、年次決算に記載してある書類内に数値の記載ミスがあった場合は、第三者からの信用を失ってしまう恐れがあります。

年次決算の事務処理を軽減させて業務を円滑に遂行させるためにも、月次決算の導入をする必要があります。

月次決算の大まかなスケジュール

月次決算の大まかなスケジュールは、以下の通りです。

1. 月次決算整理
2. 決算書または試算表の作成
3. 報告会の実施

適切な月次決算を策定するためには、大まかなスケジュールをあらかじめ決定する必要があります。ここで解説したスケジュールを参考にしたうえで、月次決算の策定をしましょう。

月次決算整理

月次決算を策定する際は、月次決算整理をする必要があります。月次決算整理では、帳簿残高や在庫金額を確定させて、仮勘定を適切に振り分けるとよいです。

月次決算整理で帳簿残高や在庫金額の確認を間違えた場合は、決算書の数値がすべて間違えてしまうことになります。月次決算書類をすべて作成した後に、帳簿残高や在庫金額の間違いが発覚した場合は、多大な労力を費やして修正しなければいけません。

後から帳簿残高や在庫金額の間違いが発覚しないように、複数人で月次決算整理を実施して数値の間違いがないのかを確認するとよいでしょう。

また、仮受金や仮払金などの仮勘定は、正確な金額や用途が決定していない場合に一時的に使用する勘定科目です。正確な金額や用途が決定していない勘定科目があれば、仮勘定に設定してください。

決算書または試算表の作成

月次決算整理を完了したら、決算書または試算表の作成を実施しなければいけません。決算書または試算表の作成では、7～8営業日かかります。そのため、決算書または試算表を作成する際は、短くても8営業日は余裕を持たせるように納期を定めてください。

また、月次決算では、第三者が自社の経営状況を事細かく理解できるように以下の書類を用意しておくとよいでしょう。

• 貸借対照表
• 損益計算書
• 在庫一覧表
• 受注残高表
• 借入金一覧表
• 資金繰り表
• 各試算表
• 経費推移表

上記の書類を用意しておけば、自社の経営状況について第三者が事細かに把握しやすくなります。

報告会の実施

決算書または試算表の作成が完了したら、報告会の実施をする必要があります。報告会の実施では10営業日ほど余裕を持っておくとよいでしょう。

報告会を実施する前に会社全体の書類だけでなく、各部門別や支社別に書類を用意しておくと自社の業績状況がより把握できるようになります。

また、報告会の実施をする際には、自社の経営状況から実施するべき改善策を練る必要があります。報告会の実施は、自社の業績をさらに高めるために必要な工程です。

月次決算を実施する際は必ず報告会の実施をし、どのように業務へ取り組めば企業の業績向上につながるように努めましょう。

月次決算における具体的な作業の流れ

月次決算における具体的な作業の流れは、以下のように挙げられます。

1. 残高確認
2. 棚卸高の確定
3. 仮勘定の処理
4. 経過勘定の計上
5. 減価償却費等の計上
6. 月次試算表の作成

ここで解説した作業の流れを把握し、その手順に沿って月次決算を策定しましょう。

残高確認

月次決算を実施する際は、残高確認から始めてください。残高確認では、帳簿上の現金残高と銀行の貯金残高を確認して差異がないかを調査します。残高確認をした結果、帳簿と貯金残高に差異があれば原因を明らかにして、修正する必要があります。

残高確認では、以下の2つのポイントを確認しておくとよいでしょう。

• 現金出納帳の残高と金庫にある実際の現金が一致しているのかを確認する
• 金融機関別の利息計算書を受取利息の帳簿残高と同時に確認する

上記のポイントに沿って残高確認をし、帳簿と貯金残高に差異が発生していないかを確認してください。

棚卸高の確定

残高確認が完了したら、棚卸高の確定をする必要があります。棚卸高の確定では、棚卸資産が帳簿と一致しているのかを確認してください。棚卸資産の集計を決算期にまとめて実施すると、多大な時間がかかってしまうので、定期的におこなう必要があります。

棚卸高の確定を実施する際は、下記の2つのポイントに着目しましょう。

• 不良品や長期滞留在庫、返品の有無を確認する
• 社外に保管している棚卸資産を確認する

上記の2つのポイントに気をつけたうえで、棚卸高の確定を実施してください。

仮勘定の処理

棚卸高の確定が完了したら、仮勘定の処理を実施しなければいけません。仮勘定の処理では、金額が不明な仮の情報から適切な勘定に振り分ける必要があります。仮勘定の処理では、以下の2つのポイントを確認するとよいでしょう。

• 前払費用の計上漏れの有無を確認する
• 仮払金等で長期にわたって未精算のものがないかを確認する

上記のポイントを確認したうえで、仮勘定の処理を実施してください。

経過勘定の計上

仮勘定の処理が完了したら、経過勘定の計上を実施する必要があります。経過勘定の計上では、支払いの時期と経費発生の時期が異なる場合に前払費用や未払費用を使用してください。

また、経過勘定の計上を実施する際は、あらかじめ対象項目や計上基準を設定しておくとよいでしょう。経過勘定の計上を実施する際は、下記の3つのポイントに気をつけてください。

• 次月以降の受け取りや支払いの発生はすべて経過勘定の計上にしたかを確認する
• 長期未払費用の有無を確認する
• 給与残高が0になっているのかを確認する

上記のポイントを確認し、経過勘定の計上を実施しましょう。

減価償却費等の計上

経過勘定の計上が完了したら、減価償却費等の計上を実施しなければいけません。減価償却費等の計上では、1年間の費用を見積もったうえで月額費用として12分の1を計上する必要があります。

また、減価償却費等には、減価償却費以外にも固定資産税や賞与、保険料なども含まれていることをあらかじめ把握しておきましょう。減価償却費等の計上を実施する際に気をつけるべきポイントは、以下の4つです。

• 各勘定科目の計上漏れの有無を確認する
• 各保険料の月額の支払い費用の有無を確認する
• 固定資産税を中心とした月額の支払い費用の有無を確認する
• 固定資産台帳と帳簿価格の差異がないのかを確認する

上記のポイントを確認したうえで、減価償却費等の計上を実施しましょう。

月次試算表の作成

減価償却費等の計上を完了したら、月次試算表の作成を実施する必要があります。月次試算表には、残高試算表と合計試算表と合計残高試算表の3種類があります。月次試算表のそれぞれの種類は、以下の通りです。

月次決算表の種類を理解したうえで、月次試算表の作成を実施しましょう。

月次決算で作成すべき3つの資料とは

月次決算で作成するべき資料として、以下の3つを解説します。

1. 月次決算書
2. 前期比較表
3. 予算実績対比表

月次決算では、自社の業績をより理解しやすいようにさまざまな資料作りをする必要があります。ここで解説した資料を用意したうえで、月次決算を実施しましょう。

①月次決算書

月次決算で作成する資料として、月次決算書が挙げられます。月次決算書として作成する主な書類は、以下の通りです。

また、月次決算書から経営状況を把握する際は、下記のチェックポイントを参考にするとよいでしょう。

上記のチェックポイントを確認したうえで、月次決算書を作成しましょう。

②前期比較表

月次決算を実施する際は、前期比較表を作成する必要があります。前期比較表とは、同月前年の経営状況と比較した表のことです。

企業の経営状況は、月によって大きく異なります。例えば、ケーキ屋であれば、クリスマスがある12月とほかの月の売上を比較した場合、12月の売上の方が高くなる傾向があるので、比較対象になりません。

しかし、前年の同月比の業績を比較できる書類があれば、先月どれほど売上を向上させられたのかの判断ができます。前年同月比と比較して自社の売上向上率を把握するためにも、前期比較表を策定する必要があります。

③予算実績対比表

月次決算を実施する際は、予算実績対比表を作成するとよいでしょう。予算実績対比表とは、自社が策定した予算のうち実際にどれほどの予算を費やしたのかを表す表です。

予算実績対比表を作成すれば、予算を浪費しすぎることなく適切に費用を費やせます。予算を浪費することを防ぐためにも、予算実績対比表を作成するとよいでしょう。

月次決算を効率よく進めるためのポイント3選

月次決算を効率的に進めるポイントとして、以下の3つを解説します。

• 経費精算の締め日などを徹底
• 経費精算ソフトなどを活用
• 月次決算の流れを社内で周知する

月次決算では、月初めに膨大な作業の量を通常業務と並行しつつ実施しなければいけません。ここで解説したポイントを参考にし、効率的に月次決算を実施しましょう。

経費精算の締め日などを徹底

月次決算を効率的に実施するためには、経費精算の締め日などを徹底してください。経費精算などの締め日を徹底すれば、月次決算を素早く自社の経営改善に活用できます。

月次決算を実施する際は、残高確認から月次報告までさまざまな工程を経て決算業務を実施する必要があります。もし、経費精算の締め日などを徹底しなければ、多くの社員の業務スケジュールを変更しなければいけなくなるかもしれません。

自社の社員が円滑的に決算業務を実施するためにも、月次決算を実施する際は経費精算の締め日などを徹底するとよいでしょう。

経費精算ソフトなどを活用

月次決算を効率的に実施する際は、経費精算ソフトなどを活用するとよいでしょう。経費精算ソフトとは、交通費や公債費などの経費精算を自動化したり、金融機関の入出金データを取り入れたりと経費精算の業務効率化につなげるためのツールです。

月次決算を実施する際に、おすすめの経費精算ソフトは、以下の5つです。

また、自社で月次決算を実施することが困難であれば、経理アウトソーシングサービスを活用するとよいでしょう。

経理アウトソーシングは、月次決算を外部業者へ依頼できるサービスです。経理アウトソーシングを活用すれば、自社で月次決算を実施する必要がないため、業務効率化につながります。

月次決算を効率的に進めたい方は、経費精算ソフトや経理アウトソーシングなどの活用を検討してください。

月次決算の流れを社内で周知する

月次決算を効率的に実施するためには、決算業務の流れをあらかじめ社内で周知しておくことが大切です。月次決算の流れを社内で周知しておけば、社員が決算業務のためにスケジュールを確保しておくことができます。

もし、月次決算の流れを社内で周知しておかなければ、締切が守られにくくなり、経営改善の実施がしにくくなる恐れがあります。

月次決算の流れを社内で周知したうえで、決算業務を効率的に実施するように努めましょう。

月次決算のスケジュールを社内で共有することが大事

今回は、月次決算の業務スケジュールについてご紹介しました。月次決算とは、自社の売上高や財政状況の把握を目的に1ヶ月ごとに実施する決算業務のことです。

月次決算は、残高確認から月次試算表の策定までさまざまな工程を実施する必要があります。月次決算を効率的に実施するためにも、経費精算の締め日などを徹底したり、決算業務の流れを社内で周知したりするとよいでしょう。

月次決算を効率的に実施するためには、本記事で決算業務のスケジュールを把握することが大切です。本記事を参考にして月次決算のスケジュールを把握したうえで、決算業務に取り組みましょう。

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