月次決算はどうやっておこなう？月次決算の流れと帳票別チェックポイントを解説

月次決算とは、1ヶ月単位で実施する決算業務のことです。

月次決算を実施すれば、自社の状況を早期に把握して経営改善に活用できる可能性や金融機関を中心とした外部からの評価が高まって資金調達しやすくなる場合があります。

そこで今回は、月次決算の流れと帳票別チェックポイントを解説します。

本記事を読めば、月次決算の流れや帳票別チェックポイントが理解できるので、適切に決算業務が実施できるでしょう。

月次決算とは

月次決算とは、1ヶ月ごとに企業の財政状況を明らかにし、経営管理に役立てている決算業務のことです。

月次決算を導入すれば、自社の状況を翌月には把握できるので、経営状況を改善するための施策を実施できます。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、経営状況が年度末にならなければ把握できないため、タイムリーな経営改善策が実施できないでしょう。

また、月次決算を実施すれば正確な自社の経営状況を第三者へ公表できるため、金融機関を中心とした外部からの評価が高まって融資してもらいやすくなります。

金融機関から融資をしてもらいやすくなれば、新事業を創出する場合や資金繰りが悪化している場合でも対策ができます。

自社が年次決算のみを導入していたら、年度末時点での経営状況しか企業へ伝えられないので、金融機関から融資をしてもらえないかもしれません。

月次決算は、導入を義務付けられていないため、実施するのかは企業の判断によって委ねられます。

月次決算を策定するメリットを理解したうえで、自社へ導入するべきなのかを決定しましょう。

月次決算をおこなう目的とは

企業が月次決算を導入するには、さまざまな目的があります。企業が月次決算を導入する目的として、リアルタイムに1年間の売上目標に対する進捗を確認することが挙げられます。

自社が年次決算しか導入していなかった場合は、1年間の売上目標に対する進捗管理ができなくなるので、達成しにくくなるでしょう。

月次決算を実施して1年間の売上目標に対する進捗状況が好ましくなければ、より利益を高めるための施策を掲げて実行することができます。

また、月次決算を実施した場合は、正確な決算業務ができます。自社が年次決算のみを導入していた場合は、数日間で12ヶ月分の決算業務を実施しなければいけません。

数日間で12ヶ月分の決算業務を実施すると、焦ってしまって数字面のミスをしてしまう可能性があります。

月次決算は、より正確な数値を書類に反映させたり、12ヶ月分の業務を毎月実施することで業務効率化につなげたりと、精度が高い決算業務にするために導入する必要があります。

決算業務は、1年間の売上目標に対する進捗管理をする場合や精度が高い決算業務を実施したい場合に活用できる決算業務です。

月次決算のメリット

月次決算を導入するメリットとして、以下の3つを解説します。

• 自社の状況を早期に把握することができる
• 年次決算時における作業負担を減らすことができる
• 金融機関などの外部からの評価が高まる

月次決算を導入する判断をするためには、それぞれのメリットを把握しなければいけません。

上記のメリットを理解し、月次決算を実施しましょう。

自社の状況を早期に把握することができる

月次決算のメリットとして、自社の状況を早期に把握できることが挙げられます。月次決算を実施して自社の経営状況を早期に把握できれば、適切な経営改善がしやすくなります。

例えば、先月の自社の売上が悪化しているなら、さらに業績を向上できるようにオウンドメディアを運営して自社商品の宣伝や、ポイントカード制度を設けるとよいでしょう。

しかし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、経営状況を早期に把握できないので適切な経営改善策が実施できずに業績が悪化するかもしれません。

業績が悪化してしまったら、最悪の場合、企業が倒産してしまう可能性があります。自社の経営状況の悪化を防ぐためにも、月次決算を導入するべきです。

年次決算時における作業負担を減らすことができる

月次決算を実施すれば、年次決算時における作業負担を減らせます。

自社が年次決算のみを導入していたら、12ヶ月分の決算業務を数日間の間に実施しなければいけません。

しかし、月次決算を導入していたら、毎月の月末に決算業務を実施できるため、年次決算の作業負担を大幅に軽減できます。

年次決算の作業負担を大幅に軽減すれば、通常業務と並行しながら決算業務に取り組めるようになるでしょう。

自社の業務効率をより高めるためにも、年次決算の作業負担を軽減できる月次決算は必要です。

金融機関などの外部からの評価が高まる

月次決算を実施すれば、金融機関を中心とした外部機関から評価が高まるメリットが得られます。

月次決算を実施した場合は、自社の直近の経営状況を金融機関へ伝えられるので適切な融資の判断がしやすくなるからです。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は調査期間が長引いてしまい、融資してもらうまで長期化してしまうかもしれません。

金融機関からスピーディーに融資判断をしてもらうためにも、月次決算を実施して自社の直近の経営状況を第三者へ伝えられるように準備する必要があります。

月次決算のやり方

月次決算を実施する際の流れは、以下の通りです。

1. 現金および預金の残高確認
2. 棚卸高の集計
3. 仮払金や仮受金の振替
4. 経過勘定の処理
5. 減価償却費等の計上
6. 月次資料の作成
7. 財務分析
8. 月次報告

適切な月次決算を実施するためには、上記の流れに沿っておこなう必要があります。

ここで解説した手順を参考にしたうえで、月次決算を実施しましょう。

①現金および預金の残高確認

月次決算を実施する際は、現金および預金の残高確認をする必要があります。現金及び預金の残高確認では、口座にある金額と帳簿の数字を確認して差異があれば修正をしていきます。

口座と帳簿の間違いを発見したのであれば、原因究明をしなければいけません。数字に差異が発生した原因を明らかにしなければ、次も同じ間違いをする恐れがあるからです。

また、金融機関別に作成した利息計算書と受取計算書の帳簿残高を同時に確認することも忘れないようにしましょう。

現金および預金の残高確認の数字に差異があれば、月次決算の値全てを間違えてしまいます。

そのため、現金及び預金の残高確認では、差異が発生しないように慎重に取り組みましょう。

②棚卸高の集計

現金および預金の残高確認が完了したら、棚卸高の集計を完了する必要があります。棚卸高の集計とは、現在の在庫の数と帳簿上での在庫の数を算出して確定します。

棚卸高の集計を実施する際は、社内の在庫数だけを確認すればよいわけではありません。社外に保管している在庫があれば、漏れなく確認しましょう。

また、不良品や長期滞留在庫、返品などがあるのかも確認して、棚卸高の集計に加える必要があります。

棚卸資産管理手続きが整備されていた場合は、実地棚卸を省略できる可能性があります。

そのため、棚卸高の集計をする際は、棚卸資産管理手続きの整備がされているのかを確認しましょう。

③仮払金や仮受金の振替

棚卸高の集計が完了したら、仮払金や仮受金の振替を実施する必要があります。

仮払金や仮受金の振替では、正確に用途や金額が定められていない勘定科目を適切な科目に振り替えます。

ただ、仮払金や仮受金の振替を実施する際は、長期にわたって未精算のものがないかを確認したり、前払費用の計上漏れがないのかを確認したりしなければいけません。

仮勘定のまま月次決算を実施すると、月の経営状況が明確に把握できなくなります。月の経営状況を明確に把握するためにも、仮払金や仮受金の振替を実施する必要があります。

④経過勘定の処理

仮払金や仮受金の振替が完了したら、経過勘定の処理を実施する必要があります。

経過勘定の処理では、入金や支払いを実施していない勘定科目があれば、未収収益と未払費用として計上してください。

経過勘定の処理を実施する際は、対象科目や計上科目をあらかじめ設定しておけば迅速に計上できるため、業務効率化につながります。

経過勘定の処理をすれば、月の経営状況がさらに明確に理解できます。

また、経過勘定の処理をする際は、給与残高が0になっているのかを確認し、長期未払費用の取引がないことを最後に把握しておきましょう。

⑤減価償却費等の計上

経過勘定の処理を実施したら、減価償却費の計上を実施してください。

減価償却費の計上では、建物やパソコンなどの固定資産の1年間の費用を見積もったうえで12分の1の費用を計上する必要があります。

減価償却費以外では、固定資産税や労働保険料、各種保険料、退職金、賞与など期末確定費用も同時に計上しましょう。

また、減価償却費の計上をする際は、固定資産台帳と帳簿の金額に差異が発生していないのかを確認してください。

⑥月次資料の作成

減価償却費の計上が完了したら、月次資料の作成を実施する必要があります。月次資料の作成では、以下の3つの種類の試算表を作成しましょう。

また、月次決算を実施する際は、試算表以外にも下記の書類も同時に用意しておくとよいです。

• 貸借対照表
• 損益計算書
• 受注残高表
• 借入一覧表
• 資金繰り表
• 経費推移表
• 在庫一覧表

上記の書類を用意したうえで、月次決算を実施しましょう。

⑦財務分析

月次資料の作成が完了したら、財務分析をする必要があります。財務分析とは、企業の問題点を経営者や取引先が把握し、意思決定することを目的に財務諸表を比較することです。

財務分析を実施する際に自社の過去の同じ期間と比較すれば、企業の成長度を分析できるでしょう。

また、自社の財務諸表と同業他社の書類を比較すれば、経営状況を客観的に評価でき、経営改善に活用できます。主な財務分析の手法は、以下の4つです。

上記の財務分析の手法を活用し、自社の現状を理解しましょう。

⑧月次報告

財務分析が完了したら、月次報告を実施する必要があります。月次報告では、経営者層が自社の経営状況の現状を基に、当月以降の活動内容を考えます。

月次報告をする際は、自社の経営状況が第三者が見ても把握できるように前年同月との対比や月別予算、年間推移などデータ分析を実施した資料も用意しましょう。

月次報告は、経営者層が自社の経営状況をより良い方向へもっていくために欠かせないステップです。

経営者層が適切に自社の経営改善策を実行するためにも、月次報告をする際は正確さと素早さを心がけてください。

月次決算で作成すべき資料5選

月次決算を実施する際は、さまざまな資料を策定する必要があります。月次決算で策定するべき資料として、以下の5つを解説します。

1. 貸借対照表
2. 損益計算書
3. キャッシュフロー計算書
4. 資金繰り表
5. 比較表

ここで解説した内容を参考にし、月次決算で策定するべき資料を用意しましょう。

①貸借対照表

月次決算を策定する際は、貸借対照表を用意する必要があります。貸借対照表とは、企業の財政状況を表す財務諸表です。

貸借対照表は左側に資産の運用状況を記載し、右側に将来の支出につながる負債と調達資金である資本を表示しています。

また、貸借対照表は、借方と貸方の数字が一致する特徴があります。

そのため、貸借対照表を作成する際は借方と貸方の数字が一致しているのかも確認する必要があります。

自社の経営状況を事細かに理解するためにも、月次決算時に貸借対照表を用意しましょう。

②損益計算書

月次決算時には、必ず損益計算書を作成する必要があります。損益計算書とは、自社の一定期間の収益と費用の計算をまとめた財務諸表のことです。

損益計算書を作成すれば、自社の収益性や安全性が理解できるため、効率的に利益が得られているのかを確認したり、倒産リスクがないのかをチェックしたりできます。

また、損益計算書を作成すれば、自社の利益を増加させるための改善策が把握できるため、より会社の業績を高められます。

もし、損益計算書を作成しなければ、事業が赤字か黒字かしか把握できません。自社の経営状況を事細かに理解するためにも、損益計算書を作成する必要があります。

③キャッシュフロー計算書

月次決算では、キャッシュフロー計算書の用意も欠かせません。キャッシュフロー計算書とは、どのように資金繰りが行われていたのかを把握するための財務諸表です。

キャッシュフロー計算書を用意すれば事細かな資金の流れが理解できるため、手持ちの現金が不足する事態を防げます。

もし、キャッシュフロー計算書を用意していなかった場合は、細かな資金の流れが追い切れず、倒産してしまう恐れがあります。

自社の倒産する可能性を低くするためにも、キャッシュフロー計算書を用意する必要があるのです。

④資金繰り表

月次決算には、資金繰り表も必要です。資金繰り表とは、一定期間の資金の動きを把握するための管理表です。

資金繰り表とキャッシュフロー計算書の違いは、誰にとって必要な資料であるのかが異なります。

資金繰り表では、お金の流れを予測できる資料であるため、経営判断に活用できます。

一方でキャッシュフロー計算書は、過去のお金の増減を表しているので、投資家が投資する判断をする際に役立ちます。

資金繰り表を作成する際は、キャッシュフロー計算書と意味合いを混同しないように気をつけましょう。

⑤比較表

月次決算を実施する際は、比較表を用意しておく必要があります。比較表とは、自社の前年同月と比較していたり、競合他社と比較していたりします。

比較表で自社の前年同月を比較すれば、どれほど会社が成長しているのかが把握しやすくなるでしょう。

また、比較表で競合他社と比較すれば、他の会社よりも利益を高めるために改善する際に活用できます。

自社の業績をさらに高めるためにも、月次決算を実施する際は比較表を用意する必要があります。

月次決算をスムーズにおこなうためにできること

月次決算をスムーズに実施するためには、以下の3つのポイントに気をつける必要があります。

• 月次決算の流れやスケジュールを社員と共有する
• 経費精算の締切日を徹底する
• 経費精算用ソフトなどを用いる

上記のポイントを参考にしたうえで、月次決算を実施しましょう。

月次決算の流れやスケジュールを社員と共有する

月次決算をスムーズに実施するためには、決算業務の流れやスケジュールを社員と共有することが大切です。

社員と決算業務の流れやスケジュールを共有していれば、決算期までに他の業務を終了させるように仕事へ取り組めるからです。

もし、月次決算の流れやスケジュールを社員と共有しなければ、通常業務と同時並行で取り組むことができず、決算業務の完了に遅れが生じるかもしれません。

効率的に月次決算を完了させるためにも、決算業務の流れやスケジュールをあらかじめ社員と共有する必要があります。

経費精算の締切日を徹底する

月次決算を効率的に実施するためには、経費精算の締切日を徹底する必要があります。

経費精算の締切日を徹底することで、効率的に業務改善に取り組めて、自社の利益をより高められる可能性があるからです。

もし、経費精算の締切日を徹底しなければ、決算業務を完了する期日が遅れていき、タイムリーな経営状況を決算書に反映できなくなります。

そのため、経費精算の締切日を守れるようにするためにも、早めに必要書類が経理部に集まるようにスケジュールを策定する必要があります。

月次決算を業務改善に活用するためにも、経費精算の締切日を徹底することは大切です。

経費精算用ソフトなどを用いる

月次決算をスムーズに実施するためには、経費精算ソフトを用いる必要があります。

経費精算用ソフトを導入すれば、乗換案内アプリと連携して自動的に交通費の申請ができたり、スマートフォンで領収書の写真を撮影するだけで経費申請ができたりするからです。

経費精算用ソフトを用いればどこでもアクセスできるようになるので、税理士と仕訳処理で理解できないことがあれば、気軽に相談ができます。

また、月次決算に経費精算用ソフトを用いれば、経営者へスムーズな情報共有ができるので、業務効率化につながります。

月次決算を効率的に実施するためにも、経費精算用ソフトを用いるとよいでしょう。

帳票別月次決算におけるチェックポイント（貸借対照表）

帳票別月次決算における貸借対照表のチェックポイントとして、以下の3つを解説します。

• 自己資本比率の確認
• 債権が過大となっていないか
• 棚卸資産は適切な数値であるか

上記のチェックポイントに気を付けつつ、月次決算時に貸借対照表を策定しましょう。

自己資本比率の確認

貸借対照表を作成する際は、自己資本比率の確認をする必要があります。自己資本比率とは、企業が所有する資産のうち返金不要な部分の比率のことです。

自己資本比率を確認すれば、自社が安定している経営状況であるのかが把握できます。自己資本比率の計算式は、以下の通りです。

自己資本比率=自己資本÷総資本×100

もし、自己資本比率が低かった場合は負債が多い企業として認知されるため、マイナスな評価を受けやすいです。

一般的に固定資産を多く所有する業種は自己資本比率が20%、流動資産が多い業種では15%が目安となっています。

債権が過大となっていないか

貸借対照表を策定する際は、債権が過大となっているのかも確認する必要があります。

債権が過大となっていた場合は、資金の回収が間に合わずに運転資金のやり取りができず、黒字倒産をしてしまうかもしれません。

黒字倒産とは、帳簿では黒字の状態であるものの、資金不足に陥ってしまい倒産してしまうことです。

もし、債権が過大となっていた場合は、自社の利益をさらに向上させたり、増資したりする必要があります。

黒字倒産をしないためにも、貸借対照表を作成する際は債権が過大でないかを確認しましょう。

棚卸資産は適切な数値であるか

貸借対照表を作成する際は、棚卸資産が適切な数値であるのかを確認する必要があります。

棚卸資産が適切な数値でなかった場合は、資金繰りがしにくくなったり、効率的に商品を販売しているかどうかを示す財務指標の在庫回転率での評価が下がったりします。

棚卸資産が適切な数値であるか確認することで、自社は不良在庫を抱えずに済みます。貸借対照表を作成する際は、必ず棚卸資産が適切な数値であるのかを確認しましょう。

帳票別月次決算におけるチェックポイント（損益計算書）

帳票別月次決算で損益計算書を策定する際は、以下の4つのチェックポイントを活用しましょう。

• 売上高の確認
• 売上総利益率の確認
• 営業利益の確認
• 支出費用が適正であるか

月次決算時に損益計算書を策定する際は、これらのチェックポイントを確認してください。

売上高の確認

損益計算書を策定する際は、売上高の確認をする必要があります。売上高の確認をすれば、去年と比較してどれほど業績が向上したのかが理解できるからです。

もし、売上高を確認して業績が低下していたら、自社の売上を高めるための施策を実施できます。

例えば、売上高が低下していたら、新規顧客の獲得に努めたり、顧客単価を高めたりと自社に適した対策を実施できるでしょう。

自社が前年や競合他社と比較してどれほど成長したのかを確認するためにも、損益計算書では売上高を確認する必要があります。

売上総利益率の確認

損益計算書では、売上総利益率を確認しましょう。売上総利益率を確認すれば、効率的に利益を得られていることが理解できます。売上総利益率の計算方法は、以下の通りです。

売上総利益率=売上総利益÷売上高×100

例えば、売上総利益が1億円で売上高が5億円であれば、売上総利益率が20%になります。

売上総利益率は、企業の経営状況や業界によって大きく異なります。そのため、売上総利益率を確認する際は競合他社や前年と比較して、どれほどの利益を得られているのかを理解しましょう。

営業利益の確認

損益計算書を策定する際は、営業利益を確認する必要があります。営業利益とは、本業で儲かっているのかを指し示す財務指標です。営業利益の計算式は、以下の通りです。

営業利益=売上総利益－（販売費＋一般管理費）

例えば、売上総利益に1,000万円得られて、販売費および一般管理費に300万円かかっているのであれば、営業利益は700万円になります。

もし、営業利益が低かった場合は、自社の儲けが少ないことを示しているので、利益をより得られる施策を実施する必要があるでしょう。

支出費用が適正であるか

損益計算書を作成する際は、支出費用が適正であるのかも確認する必要があります。場合によっては、不必要な支出費用も含まれている可能性があるからです。

支出費用を適正にすれば、無駄な支出を削減できるので、その分利益が得られます。

もし、損益計算書の利益が少ないのであれば、無駄な支出を見直すことから始めるとよいでしょう。

損益計算書を策定する際は無駄な費用を省き、より多くの利益を得られるように対策する必要があります。

帳票別月次決算におけるチェックポイント（キャッシュフロー計算書）

帳票別月次決算におけるキャッシュフロー計算書のチェックポイントとして、以下の2つを解説します。

• 営業キャッシュフロー
• 投資キャッシュフロー

月次決算時にキャッシュフロー計算書を策定する際は、上記のチェックポイントを参考にしてください。

営業キャッシュフロー

キャッシュフロー計算書を作成する際は、営業キャッシュフローを確認する必要があります。

営業キャッシュフローとは、会社の本業でどれほどの利益を得られたのかを表す指標です。

営業キャッシュフローは会社がどれほどの資金を生み出す力があるのかを指し示すため、会社の経営能力そのものを数値化します。

営業キャッシュフローがプラスであれば、安定した会社経営が可能です。しかし、営業キャッシュフローがマイナスであった場合は、収入で事業を営むのが困難になります。

安定した会社経営をするためにも、営業キャッシュフローを確認しましょう。

投資キャッシュフロー

キャッシュフロー計算書では、投資キャッシュフローも確認する必要があります。

投資キャッシュフローとは、固定資産の売却や有価証券の取得など将来に向けた投資活動のために自社の資金がどれほど増減したのかを表します。

投資キャッシュフローは、基本的にマイナスであることが望ましいです。設備投資をすることで、より多くの利益を獲得できる可能性があるためです。

とはいえ、投資活動をしたことで資金を予定通り回収できないと、大きな損失につながる可能性があります。

そのため、投資キャッシュフローをする際は、適切な投資判断をすることが大切です。

月次決算は流れを把握して効率よくおこなう

今回は、月次決算の流れと帳票別チェックポイントを解説しました。

月次決算とは、1ヶ月ごとに企業の財政状況を明らかにし、経営管理に役立てるために実施する決算業務のことです。

月次決算を実施すれば、自社の経営状況を早期に把握できたり、金融機関を中心とした外部からの評価が高まったりします。

月次決算を実施する際は、本記事で解説したチェックポイントに沿って書類内容を確認し、自社の経営改善に活用するとよいでしょう。

また、当社では数字を可視化して見やすくするためのツールとして「未来会計図表」を提供しています。

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