月次決算はなにをおこなう？月次決算に必要な資料の作成と報告までの流れを解説

月次決算とは

月次決算とは、経営成績と財政状況を確定するという作業で、事業の年度末に行う年次決算とは別に、この作業を毎月一ヶ月単位で行うことを指します。この作業の目的は、営業成績と財政状況などの経営を管理するために参考となる情報を経営陣に伝えるために行いますので、予算や計画との比較をするために、正確性・詳細性よりも概観的で迅速な情報が必要になります。

また、経理・財務には、月次決算の早期化とKPI（「Key Performance Indicator」重要業績評価指標、目標達成のためのプロセスが適切に実行されているかどうかを評価する指標）に基づく予実差異分析が求められます。

月次決算は年次決算とは違い作業項目は多く、スケジュールもタイトです。今回は、月次決算の目的ややり方、効率よく月次決算をおこなうためのポイントを詳しく解説していきます。

月次決算をおこなう目的とは

月次決算をおこなう目的とは、月ごとの企業の損益や財産の状況を見える化し、素早く経営判断をくだすためです。前述でお伝えした通りで、月次決算とは毎月決算業務をおこなうことを指します。

年に一回だけおこなう年次決算だけでは、自社の経営状況をタイムリーに把握することはできず、決算が締まるまで経営判断をくだすことが難しくなります。月次決算をおこなうことで月ごと、季節ごとに経営状況を分析することもでき、問題が発生した際に手遅れになる前に対応することができるのです。

月次決算のメリット

月次決算をおこなうメリットは下記3点あげられます。

・自社の状況を早期に把握することができる             

・年次決算時における作業負担を減らすことができる

・金融機関などの外部からの評価が高まる

それでは、月次決算で得られるメリットを一つずつ解説していきたいと思います。

自社の状況を早期に把握することができる

まず紹介する月次決算のメリットは、「自社の状況を早期に把握することができる」という点です。月次決算は一ヶ月単位で決算をおこなうことになるので、その月の売上や利益・支出などを整理でき、利益・経費の把握や予算の達成度合いをリアルタイムで把握することができるので、速やかに経営判断をおこなうことができます。

年次決算時における作業負担を減らすことができる   

次は、「年次決算時における作業負担を減らすことができる」という点です。年次決算は一年間の会計業務を整理し、期日までに決算書類を作成する必要があります。

スピードも正確性も求められ、労力がかかる作業になります。月次決算として毎月会計資料をまとめておけば、年次決算の業務を大幅に軽減することができます。

金融機関などの外部からの評価が高まる      

最後に紹介するメリットは、「金融機関などの外部からの評価が高まる」という点です。月次決算をおこなっているということは、経営や財務状況を管理していることの証明になります。そのた、融資や取引を持ちかける際の心証がよくなります。また、金融機関の融資審査の資料ともなるので、融資を受けるスピードもあがります。

月次決算のやり方

ここからは、実際に月次決算を作っていきたいと思います。月次決算は何よりもスピードが求められます。進め方やスケジュールについては年次決算と変わりません。ここでは月次決算の一般的なやり方を説明していきますので、できる限り早く作業を完了できる体制を整えていきましょう。

①現金および預金の残高確認

まず「現金および預金の残高確認」をおこないます。勘定科目（現金・預金）の帳簿残高と、実際の残高に違いがないか確認しましょう。通帳での預金残高、金庫に保管している現金残高の確認をし、帳簿残高と差異がある場合、どこでズレがでてしまっているのか原因を調査します。

毎日の業務で、出納帳をつけている場合は、毎日ズレがないか確認をしていると思いますが、締めである月末は特に注意を払うようにしましょう。

②棚卸高の集計   

 次におこなうことは、「棚卸高の集計」です。棚卸高の集計とは、月末の在庫金額を確定することを指します。可能ならば、帳簿と棚卸資産が一致しているかどうかも確認するようにしましょう。また、毎月棚卸をして棚卸資産管理の手続きがされている場合は、下半期決算や年次決算の際の棚卸を省力化することもできます。

③仮払金や仮受金の振替   

次は、「仮払金や仮受金の振替」をおこないます。仮払金や仮受金とは、正確な金額が分からない支出・収入のことです。名前の通り仮の情報なので、正確な金額がわかり次第処理をします。

また、仮勘定のままではなく、仮勘定の内容は何かを整理しておくことも重要です。仮勘定のままにしておくと、その月の経営状況が見えにくくなってしまいます。

④経過勘定の処理

次におこなうことは、「経過勘定の処理」です。経過勘定の処理とは、前払費用や未払費用が月をまたいでしまった時に処理をすることを言います。早急に処理をするために、対象の科目や計上する基準をあらかじめ設定しておくようにします。

経過勘定で費用を損益計算書に反映させることで、その月の経営状況を正確に把握できるようになります。          

⑤減価償却費の計上

次に月次決算でおこなうことは「減価償却費の計上」です。減価償却費および退職給付費用などの期末確定費用は、年間でどのくらいの費用がかかるか見積もりが可能です。

年次費用をだしたうえで、月次費用として12分の1の金額を計上しましょう。それ以外にも、賞与、固定資産税、社会保険などの各種保険料なども月割計上処理をする必要があります。             

⑥月次資料の作成

次は、「月次資料の作成」をおこないます。仕訳したものを総勘定元帳に転記し、月次試算表を作成します。試算表は3種類あり、「合計試算表」と呼ばれる勘定科目の貸借をそれぞれ合計したもの、「残高試算表」と呼ばれる勘定科目の残高を記載したもの、「合計残高試算表」と呼ばれる「合計試算表」と「残高試算表」のどちらも記載したものがあります。

この3種類のどれを作るかは各企業の判断で変わります。

⑦財務分析

月次資料として、「貸借対照表」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」の3つの試算表を作成しているかと思います。その他にも、「前期比較表」や「予算実績対比表」などの比較資料を作り、財務分析をおこないます。売上や利益は前年同月と比べるとともに、どうしてこのような結果になったのか原因究明もおこないます。また、予算と実績を比べ、問題があれば経営計画の見直しや経営判断をくだします。

⑧月次報告（10営業日程度）

月次試算表を作って終わりではいけません。最後には「月次報告」をおこなう必要があります。

月次報告の際に役立つのは、予算実績対比表や前年同月対比表です。

前月の試算表、前年同月の試算表と比較し、資金繰りの状況、売上・経費・予算達成度合いを確認するようにしましょう。また、月次報告でもっとも重要なことは速やかに経営陣に報告することです。月次決算の報告が遅れるということは経営判断が遅れてしまうということです。月次決算を早期化するための体制作りをしっかりしていくようにしましょう。

月次決算で作成すべき書類5選

月次決算のやり方をお伝えしましたが、月次決算では作成すべき書類が5種類あります。前述の通り、「貸借対照表」「損益計算書」「キャッシュフロー計算書」の財務三表と、比較するための資料として「比較表」「予算実績対比表」を最低限つくっていきましょう。一つひとつ解説していきたいと思います。          

①貸借対照表

月次決算で作成すべき書類で大切な書類の一つは、「貸借対照表」です。

貸借対照表とは、ある時点における企業の資産状況を示す書類です。決算の際に作成する決算書（財務諸表）の一つで、企業の保有資産と負債、純資産で構成されています。

貸借対照表を見ると、企業の資金調達方法や財政状況を読み解くことができます。

②損益計算書

月次決算で作成すべき書類で次に紹介するものは、「損益計算書」です。損益計算書とは、財務諸表の一つで、収益・費用・利益が記載されている書類です。損益計算書を読み解くと、企業がどのような事業で、どのくらい儲けているか、もしくは損失を出しているかを明らかにすることができます。

③キャッシュフロー計算書

次に紹介する「キャッシュフロー計算書」も財務諸表の一つです。キャッシュフロー計算書とは、企業のお金（キャッシュ）の流れ（フロー）を表したものです。

キャッシュフロー計算書は会社法において作成義務の規定はありません。また、個人事業主にも作成義務はありません。しかし、キャッシュフロー計算書を作成することで資金不足になっていないかを的確に把握することができ、資金調達の役に立ちます。

④比較表

月次決算で大切な作業は前期との比較です。前年同月と比較しやすいように「比較表」を作成している企業も多くあります。業種によっては季節的な要因が関係して、利益率が上がったり下がったりしているケースもあります。

例えば、花粉症の時期にはマスクやティッシュなどを製造している企業の売上があがります。また、前年同月の売れ筋商品や気象データなども役に立つかもしれませんし、前年と比較して使いすぎている経費にも気がつきやすくなります。

⑤予算実績対比表

月次決算では予算と実績の乖離を確認して分析することが重要となります。そこで、予算実算対比表を作成し、予算の進捗率や達成度を把握することは大切な作業です。予算の達成度が把握できれば、経営方針の転換か現状維持をするか意思決定の役に立ちます。

また、予算実算対比表は、売上高・売上原価・人件費・販促管理費などの項目も比較できます。項目ごとに差異の理由は記入しておくことで、これからどこを改善していくかなどが把握しやすくなり、会議などで使いやすい資料となります。      

月次決算における資料別チェックポイント（貸借対照表）

月次決算で作成すべき資料を解説してきました。資料をつくったら分析が必要になってきます。まずは「貸借対照表」で見るべきチェックポイントをお伝えしていきたいと思います。

貸借対照表は、決算日の時点で企業の財政状況を表す書類です。貸借対照表は左右に分かれており、左が資産、右に負債と純資産を書き入れます。左右の数値は常に同額となるので、「バランスシート（B/S）」とも呼ばれています。貸借対照表で見るべきポイントは下記3点です。

・自己資本比率

・債権

・棚卸資産

です。3点を詳しく解説していきたいと思います。

自己資本比率

 一つ目は、「自己資本比率」です。自己資本比率とは「（自己資本÷総資本）×100」で計算することができます。自己資本比率は会社経営の安定性を表す数値で、高いほど経営が安定し、倒産しにくい会社ということになります。

そもそも自己資本とは、返済の必要がない資本のことであり、貸借対照表の右下に記載する純資産（資本金、資本剰余金、利益剰余金）のことを指します。

そして、総資本とは貸借対照表の右側すべてを指します。自己資本比率は50％以上あればかなり良好な企業と言われており、少なくとも30％は確保しておくとよいと言われています。

債権

二つ目は、「債権」です。債権とは、特定の相手方に金銭債権や利息債権などの「債務」の履行を要求できる権利のことをいいます。特に見るべきところは、「売掛金」です。「売掛金」は売上の支払いをまだしてもらっていないお金のことです。支払いまでの期間が長い売上が多い（売掛金が多い）と、資金繰りに負担がかかってしまいます。

また、売上の何ヶ月もの売掛金が積み上がっている状態（売掛金残高過多状態）の場合、適切に回収できているのかを確認する必要があります。自社の資金繰りのためにも「債権」は確認していきましょう。

棚卸資産

三つ目にチェックしたいポイントは、「棚卸資産」です。棚卸資産とは在庫商品のことを指します。企業の業種によっても最適な棚卸資産の量は異なってきますが、自社において適量な棚卸資産かどうかは重要なポイントになります。

小売業の場合は在庫が多めに必要になってきますが、在庫が増えすぎてしまうと効率的ではなくなってしまう原因となります。売れる見込みのない不良在庫がないか、棚卸作業を定期的におこないまめにチェックするようにしましょう。

月次決算における資料別チェックポイント（損益計算書）

月次決算で作成すべき資料である「損益計算書」の見るべきポイントをお伝えしていきたいと思います。損益計算書は、企業のあげた利益と、利益を得るために必要だった経費はいくらかという会社の収益力を把握するための書類です。

損益計算書は項目も多く、計算も必要になるので、毎日の記帳作業を欠かさずにおこなっていないと誤った損益計算書になってしまい、正しく損益を把握できなくなってしまいます。そのため、損益計算書は会計ソフトなどを活用し、正確な数字を出すようにしましょう。

また、損益計算書はProfit and Loss Statementの略で、「P/L」とも呼ばれています。

損益計算書でチェックすべきポイントは下記4点です。

・売上高

・利益率

・営業利益

・支出費用s

です。以上4点を詳しく解説していきます。

売上高   

 一つ目は、「売上高」です。売上高とは、企業がサービスや商品を提供することにより稼いだ売上金額の総額のことを指し、売上高が高いと企業の儲けが高く、低いと儲けが低いことを表します。

企業の儲けを見る重要な数値なので、決算書でチェックしておきたい項目の一つにあげられます。売上高は損益計算書の一番上に記載されており、売上高から使った経費を差し引いていけば利益を計算することができます。

利益率

二つ目は、「利益率」です。利益率とは、売上高に対する利益の割合を示すものです。利益率には、売上高総利益率、売上高営業利益率、売上高経常利益率、売上高税引前当期純利益率、売上高当期純利益率があります。そのなかでも、特に注目してほしいのは売上高当期純利益率です。

売上高当期純利益率とは、売上高に占める当期純利益の割合で、計算で用いる当期純利益は、税引前当期純利益から法人税を差し引いた残額です。売上高当期純利益率は、その事業年度の最終的な利益率となります。売上総利益（粗利）が＋であっても、当期純利益がマイナスとなり、最終的に赤字になってしまうこともあるので、損益計算書では売上高当期純利益率を計算し把握しておくようにしましょう。

営業利益

三つ目は、「営業利益」です。営業利益とは、売上総利益から販管費および一般管理費を差し引いた額を指します。計算式では「営業利益＝粗利益－（販売費＋一般管理費）」となります。営業利益が大きければ大きいほど「本業で儲かっている」と判断できます。

支出費用

最後にお伝えするのは、「支出費用」です。損益計算書で確認できるのは売上だけではありません。売上をアップするのと同じように、経費を抑えることは経営をうまくまわすために重要なポイントとなります。

無駄な支出や、非効率な支出がないかを確認しましょう。特に注意が必要な費目は固定費です。固定費は売上に関係なく、毎月同額発生していくものなので、過大にならないように抑えていきましょう。

月次決算における資料別チェックポイント（キャッシュフロー計算書）

次は、月次決算で作成すべき資料としてあげた「キャッシュフロー計算書」の見るべきポイントをあげていきます。キャッシュフロー計算書は、企業の現金の流れをまとめた書類です。

キャッシュフローを確認すると、会社にどのぐらいの資金があるのかを把握することができるため、黒字倒産のリスクを減らすことができます。キャッシュフロー計算書は、資金の流れを「営業活動」「投資活動」「財務活動」で表しています。

なかでもチェックしてもらいたいのは、「営業キャッシュフロー」「投資キャッシュフロー」です。どちらも詳しく解説していきたいと思います。

営業キャッシュフロー

一つ目は、「営業キャッシュフロー」です。営業キャッシュフローで注目すべき点は、プラスになっているかどうかという点です。当期純利益がプラスとなっていても、この項目がマイナスとなっている期間が続くと黒字倒産となってしまう可能性が高まります。

特に起業したばかりだと黒字化することは難しいので、まずはキャッシュフロー計算書全体の残高が減っていないかに注目するようにしてください。

投資キャッシュフロー

二つ目は、「投資キャッシュフロー」です。投資キャッシュフローで見るべきポイントは、将来の利益につながる設備投資などに積極的かどうかです。積極的であれば維持成長が見込めることになります。また、営業キャッシュフローと投資キャッシュフローを比べてみましょう。

営業キャッシュフローの額が投資キャッシュフローの額よりも大きければ、本業で稼いだ額よりも投資額が少ないことになり、財務的に余裕があると言えます。そのため、より積極的な投資をしたり、いざと言う時に対応できる準備をしたりすることができます。

月次決算を効率化するためにできること

ここからは、月次決算を効率化するためにできることを解説していきます。前述の通り、月次決算はスピードが求められるものです。ここで紹介することを取り入れ、月次決算をより効率的にできるようにしていきましょう。月次決算を効率化するためには下記３点を取り入れていきましょう。

・月次決算のスケジュールを社内で共有する

・経費精算の締め切り日を徹底する

・経費精算用ソフトを用いる

以上について、一つひとつ詳しく解説していきたいと思います。

月次決算のスケジュールを社内で共有する

まず重要なことは、「月次決算のスケジュールを社内で共有する」ことです。月次決算に必要な書類をいつまでに作成するかが分かれば、社員もそこから逆算してデータの取りまとめや書類作成、棚卸業務など、具体的な業務に取りかかることができます。

経費精算の締め切り日を徹底する

次に月次決算を効率化するために重要なことは「経費精算の締め切り日を徹底する」ことです。経費精算や請求書の締め日を徹底することは、月次試算表を停滞せずに行うために必要不可欠な要素となります。

経費精算の締め日などはしっかり管理し、経費精算の伝票や請求書は必ず期限通りに提出してもらうように従業員に呼びかけましょう。締め日のルールを具体的し社内共有することも徹底させる有効な手段です。

経費精算用ソフトなどを用いる

次決算をスムーズにおこなうためには、人力だけでなく「経費精算用ソフトなどを活用する」ことも考えてみてはいかがでしょうか。経費精算ソフトを導入することで業務の効率化が進みます。

これは、月次決算の作成だけでなく日常業務に対しても言うことができます。経費精算ソフトは、自動仕訳や、預金残高の確認、記帳作業などもできます。また、スマホで領収書を撮影するだけで自動入力ができたり、ＩＣカードの履歴と交通費が連動していたりと経費精算ソフトの種類によってできることも異なってきます。

また、新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、ペーパーレス化やテレワークが推奨されるようになってきました。クラウド型の経費精算ソフトならば会計システムとも連動できるので、経理の負担も大きく軽減させることができます。

まとめ:月次決算は資料の作成から報告までをなるべく早くにおこなおう

月次決算に必要な資料や、作成方法、分析で重要なポイントをお伝えしてきました。何度もお伝えしましたが、月次決算で重要なポイントはスピードです。

月次決算は資料の作成から経営陣への報告までをなるべく早めにおこない、月次決算の効果を最大限に活用するようにしましょう。