月次決算ではどのような書類を作成する？月次決算における重要書類と分析ポイントを解説

月次決算とは、1ヶ月単位で実施する決算業務です。

月次決算を実施すれば現在の経営状況を把握できるため、自社の財政状況に適した経営戦略の立案ができたり、債務や債権の管理を適切におこなえたりします。

そこで今回は、月次決算における重要書類と分析ポイントを解説します。

本記事を読めば、月次決算を実施するうえで大切な書類や作成した資料を分析するポイントを把握できるため、適切な決算業務ができるでしょう。

月次決算とは

月次決算とは、毎月の会社の売上や営業成績を把握するために1ヶ月ごとに実施する決算業務です。

月次決算を実施すれば、会社の経営状況をさらに明確に理解できるため、年間売上の推測がしやすくなり、早期の経営判断ができます。

年間売上の推測を早めに実施すると、自社の経営目標と現在の経営状況があまりにも乖離した場合、早期の対策を実施して経営改善ができ、業績向上につながります。

また、月次決算を実施すれば、決算書の数値に記載間違えをしていたとしても、すぐに対応が可能です。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、膨大な取引の中から特定の取引の数字を探さなければいけないため、大きな手間がかかります。

しかし、月次決算は年次決算よりも取引の数が少ないため、決算書の間違いを修正しやすいです。

月次決算を実施すれば、自社の経営状況を明確に理解したり、データの修正をすぐにできたりするメリットが得られます。

月次決算はなんのためにおこなう？

月次決算を実施する目的として、以下の3つを解説します。

• 早期の経営判断をおこなうため
• 年次決算における事務負担を軽減するため
• 債務や債権の管理を適切におこなうため

ここで解説した目的を理解したうえで、月次決算を作成しましょう。

早期の経営判断をおこなうため

月次決算は、早期の経営判断をするために実施されます。月次決算を実施すれば、自社の売上や支出などの整理、当月の利益や予算達成の有無を瞬時に把握できるからです。

月次決算を実施して自社の当月の利益を予測できたら、経営目標に定めた利益を達成できるかどうかの算出ができます。

自社の利益を予測した結果、1年分の経営目標への達成が難しそうであれば、利益を向上させるための施策が実施できます。

利益を向上させるための施策を実施すれば、業績がさらに向上しやすくなるため、月次決算をおこなうとよいでしょう。

早期の経営判断を実施して自社の経営改善につなげるためにも、月次決算を実施する必要があります。

年次決算における事務負担を軽減するため

月次決算を実施する目的の1つに年次決算における事務負担を軽減することが挙げられます。

月次決算を実施すれば、毎月月末に決算業務を実施できるため、年次決算の負担を大幅に軽減できます。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、1年分の決算業務を年度末の数日間に実施しなければいけなくなるため、大きな事務負担を強いられます。

しかし、月次決算を導入することで、年次決算時も通常業務と決算業務を無理なく並行して実施できるため、仕事に支障をきたさないようになります。

仕事に支障をきたさないようにするためにも、年次決算の事務負担軽減につながる月次決算を導入したほうが良いでしょう。

債務や債権の管理を適切におこなうため

月次決算は、債務や債権の管理を適切に実施するために作成されています。月次決算を導入すれば、自社の資金繰り状況を事細かに理解できるからです。

債務や債権の管理を適切におこなっていなかった場合は、支払いや回収忘れが発生する原因になってしまい、取引先との信用を失ったり、黒字倒産したりする可能性があります。

黒字倒産とは、損益計算書では黒字であるものの、運転資金が足りず資金不足の状況に陥ってしまい、会社が倒産してしまうことです。

黒字倒産は、月次決算を実施しなければ見抜くことが困難です。

会社が黒字倒産をすることを防ぎたい場合や支払い忘れから取引先との信用を失いたくない場合は、月次決算を導入するとよいでしょう。

月次決算と年次決算の違いとは

適切な決算業務を実施するためには、月次決算と年次決算の違いを理解しなければいけません。月次決算と年次決算の違いとして、以下の2つを解説します。

• 計算項目が異なる
• 決算についての趣旨が異なる

ここで解説した違いを理解したうえで、それぞれの決算業務を実施しましょう。

計算項目が異なる

月次決算と年次決算の違いとして、計算項目が異なることが挙げられます。

月次決算は毎月帳簿を締めて利益を確定させるため、1ヶ月分だけの減価償却費を計上させなければいけません。

しかし、年次決算の場合は1年分の利益を確定させるので、減価償却費を年間計上しなければいけません。

月次決算で減価償却費を年間計上してしまったら、帳簿上の自社の経営状況が実態から大きく乖離してしまいます。

適切な経営状況を把握するためにも、月次決算を実施する際は年次決算と計算項目が異なることを把握しましょう。

決算についての趣旨が異なる

月次決算と年次決算のもう1つの違いとして、決算についての趣旨が異なることが挙げられます。

月次決算を実施する趣旨は、経営者が自社の経営戦略を立案するうえで使用する参考資料として作成します。

例えば、月次決算を作成して売上が良くなかったら、さらに売上を向上させるための施策を来月の経営戦略に組み込まなければいけません。

売上を向上させるための施策を来月の経営戦略に組み込めば、自社の売上が実際に向上する可能性が高まるからです。

一方で年次決算は、投資家や金融機関に情報提供することを目的にして作成されます。

投資家は会社の経営状況を確認して投資する会社を決定し、金融機関は企業の財務状況を確認して融資の判断をするからです。

年次決算と月次決算の趣旨が異なることを把握したうえで、月次決算を実施しましょう。

月次決算で作成される3つの書類とは

月次決算で作成される書類として、以下の3つを解説します。

1. 月次決算書
2. 前期比較表
3. 予算実績対比表

ここで解説した書類の種類を理解したうえで、月次決算を実施しましょう。

①月次決算書

月次決算書とは、会計期間を1ヶ月単位で区切って作成する決算書です。

月次決算は貸借対照表と損益計算書の2つの財務指標で構成されており、会社の1ヶ月分の取引内容が集約されているため、自社の経営状況が瞬時に把握できます。

月次決算を作成する際は、会計期間内の収入と費用の整合性をとらなければいけません。

例えば、月次決算なのに1ヶ月分の収入と2ヶ月分の費用で決算書が作成されていれば、適切な経営状況が把握できなくなります。

また、月次決算では月末締めから1週間以内に月次決算書を作成するとよいでしょう。

月次決算を効率的に作成して経営戦略の立案に改善したほうが、効果的な経営改善の推進につながるからです。

月次決算は、自社の細かな経営状況を把握するために適しています。

②前期比較表

前期比較表とは、自社の現在の経営状況と前年同月比の財務状況を比較した決算書です。

業種によっては季節によって会社の業績が大きく変動する可能性があるため、自社の前年と経営状況を比較する際は必ず前年同月比の経営状況を比較しましょう。

前期比較表を作成すれば、自社がどれほど経営状況が成長しているのかが理解できます。また、前期比較表を作成することで経費を使いすぎている判断もできるでしょう。

自社の経営状況をより良くするためにも、前期比較表を作成する必要があります。

③予算実績対比表

予算実績対比表とは、予算の進捗度や達成度を把握するための資料です。

予算実績対比表で自社の予算の達成度が把握できれば、現状維持とするか方針転換するかを決定する判断指標になるからです。

また、予算実績対比表を作成すれば、売上原価や人件費なども把握できるため、経費の使い過ぎを抑えられます。

予算実績対比表に項目ごとの差異の理由を記載しておけば、予算の使い過ぎを防げるように対策ができます。

適切に予算が使える環境構築をするためにも、予算実績対比表を作成するとよいでしょう。

月次決算で作成した資料を分析するポイント

月次決算で作成した資料を分析するポイントとして、以下の3つを解説します。

• 比較分析を重点的におこなう
• 原因の追究を必ずおこなう
• 勘定科目の管理方法を工夫する

ここで解説したポイントを理解したうえで、月次決算で作成した資料を分析しましょう。

比較分析を重点的におこなう

月次決算で作成した資料を分析するポイントとして、比較分析を重点的に実施することが挙げられます。

比較分析とは、現在の経営状況と競合他社や前年同月の状況などを比較して、より業績を向上するために改善点を見つけ出す方法です。

例えば、自社の経営状況と競合他社で比較分析して業務改善をすれば、競合よりも高い利益が獲得できるかもしれません。

また、現在の経営状況と前年同月の状況を比較すれば、昨年と比較して改善するべき点が把握できます。

自社の経営状況と競合他社や前年同月の状況との比較分析を重点的に実施して、より業績を向上させられるように努めましょう。

原因の追求を必ずおこなう

月次決算で作成した資料を分析する際は、原因の追求を必ず実施してください。

例えば、自社の売上が悪化している場合にその原因の追求をして理解すれば、次回以降は同じ要因で売上が悪化することを防げます。

もし、原因の追究を実施せずに月次決算の分析を終わらせてしまうと、何度も同じ間違いをしてしまうため、業務効率の低下につながります。

また、自社の業績が向上している際に経営状況が良い原因を追求すれば、さらに自社の財務状況をより良い方向に伸ばせるかもしれません。

自社の業績をより良くするためにも、原因の追究を必ず実施したうえで月次決算の分析をしましょう。

勘定科目の管理方法を工夫する

月次決算の分析をする際は、勘定科目の管理方法を工夫することも大切です。勘定科目の管理方法を工夫すれば、科目ごとの増減を把握しやすくなるからです。

例えば、営業外費用の状況が悪化していて着目すれば、資金運用での損失をしていることが明らかになるかもしれません。

資金運用での損失をしているのであれば、資金運用をやめれば営業外費用の状況を改善できます。

それぞれの勘定科目を事細かに管理すれば、自社の業績向上につながりやすくなります。

自社の業績をさらに向上するためにも、月次決算の分析をする際は勘定科目の管理方法を工夫してください。

月次決算の大まかな流れとは

月次決算の大まかな流れは、以下の通りです。

1. 残高確認
2. 日々の経理処理を確認
3. 棚卸高の確定
4. 仮勘定の処理
5. 経過勘定の計上
6. 減価償却費等の計上
7. 試算表の作成および分析

上記の流れを理解したうえで、月次決算を実施しましょう。

残高確認

月次決算を実施する際は、残高確認をする必要があります。残高確認では、帳簿上の残高と現金預金の残高が一致するのかを確認してください。

もし、残高確認をした結果、帳簿上の残高と現金預金の残高に差異が生じていれば、原因究明をしたうえで修正作業を実施するとよいでしょう。

帳簿上の残高と現金預金の残高に発生した差異の原因を明らかにしなければ、同じ間違いを何度も繰り返すことになり、業務効率の低下につながるからです。

また、残高確認をする際は金融機関別に作成した利息計算書と受取利息の帳簿残高を同時に確認しましょう。

日々の経理処理を確認

月次決算の残高確認が完了したら、日々の経理処理の確認をしなければいけません。経理処理とは、企業運営に関するお金の動きを可視化して管理することです。

例えば、買掛金の管理や伝票の整理、経費精算などが経費処理の業務に含まれています。

もし、日々の経理処理を確認せずに月次決算を進めてしまったら、数字の記載ミスをした状態で決算業務を進めてしまうかもしれません。

数字の記載ミスをした状態で決算業務を進めてしまったら、後でまた月次決算書を作成しなおさなければいけなくなるため、二度手間になります。

月次決算書を効率的に作成するためにも、月次決算を実施する際は日々の経理処理を確認しましょう。

棚卸高の確定

日々の経理処理の確認が完了したら、棚卸高の確定をしてください。棚卸高の確定では、帳簿の金額と実際の在庫数の確認をします。

棚卸高の確定をする際は、社外に保管している在庫や不良品・長期滞留在庫・返品の有無を確認し、在庫の数え漏れがないかをチェックしましょう。

また、棚卸高の確定をする際は決算時期にまとめて実施してしまうと、膨大な時間がかかってしまいます。

そのため、定期的に在庫数の確認をしたうえで、決算期に棚卸高の確定をするとよいでしょう。

棚卸資産管理手続きが整備されていた場合に、実地での棚卸しが省略できる可能性があるので、確認してください。

仮勘定の処理

棚卸高の確定が完了したら、仮勘定の処理を実施しましょう。仮勘定は、正確な金額や用途が定められていない場合に一時的に使用する勘定科目です。

仮勘定の処理をしなければ、適切な経営状況が把握できないため、効果的な経営戦略の立案ができない可能性があります。

適切な経営状況を把握するためにも、仮受金と仮払金を適切な勘定科目に振り分けましょう。

また、仮勘定の処理を実施する際は前払費用の計上漏れや長期にわたって未精算のものがないかを確認してください。

経過勘定の計上

仮勘定の処理が完了したら、経過勘定の計上を実施する必要があります。経過勘定の計上では、当月の支払いや入金が未実施だった場合に未払費用や未収収益として計上します。

経過勘定の計上をする際は、作業時間の削減につながるので、対象科目や計上基準をあらかじめ設定しておくとよいでしょう。

また、経過勘定の計上をする際は、給与残高が0になっているのかを確認したり、長期未払費用の取引を実施していないかをチェックしたりするとよいでしょう。

減価償却費等の計上

経過勘定の計上が完了したら、減価償却費等の算入を実施する必要があります。減価償却費等の計上では、1年でかかる費用を12等分したうえで、当月の費用として計上します。

減価償却費等の計上では、以下の5つの勘定科目も同時に参入する必要があるので、あらかじめ把握しておくとよいでしょう。

• 退職金
• 各種保険料
• 労働保険料
• 賞与
• 固定資産税

また、減価償却費等の計上を実施する際は、以下のポイントに気をつけてください。

• 各保険料の月額の支払い費用の有無を確認する
• 各勘定科目の計上漏れの有無を確認する
• 固定資産税を中心とした税務関係の月額の支払いがないのかを確認する
• 固定資産台帳と会計帳簿の取得金額や帳簿価格、減価償却費の一致を確認する

上記のポイントを参考にしたうえで、減価償却費等の計上を実施しましょう。

試算表の作成および分析

減価償却費等の計上が完了したら、試算表の作成および分析を実施する必要があります。試算表の作成および分析では、以下の3つの種類の試算表を作成してください。

試算表を分析する際のポイントは、以下の3つです。

• 「売上」を確認する
• 事業計画書や経営計画との乖離を発見する
• 貸方の残高と借方の残高を確認する

試算表を分析する際は「売上」を確認することが大切です。先月と今月の「売上」を比較すれば、どれほど自社の業績が向上しているのかが理解できるからです。

自社の業績が先月と比較して向上しているのか、低下しているのかが理解できれば、どのような心持ちで業務へ取り組めばよいのかが把握できます。

また、試算表を分析するうえで事業計画書や経営計画との乖離を発見するとよいでしょう。

事業計画書や経営計画書との乖離を発見すれば、経営改善のための改善策を早期に打ち出せます。

貸方の残高と借方の残高を確認することも大切です。貸方の残高は会社の負債で、借方の残高は自社の資産であるからです。

「資産が適切に確保できているか」「負債が増えすぎていないか」を確認したうえで、月次決算を実施しましょう。

月次決算の効率をあげるポイント3選

月次決算の効率を向上させられるポイントとして、以下の3つを解説します。

1. 社員と月次決算のスケジュールを共有する
2. 経費精算における締め日を徹底する
3. 会計ソフトや経費精算システムの導入

ここで解説したポイントを理解し、効率的に月次決算を実施しましょう。

①社員と月次決算のスケジュールを共有する

月次決算を効率的に実施するためには、社員と決算業務のスケジュールを共有することが大切です。

社員と月次決算のスケジュールを共有すれば、従業員も計画を立てたうえで決算業務ができるからです。

もし、自社が社員と月次決算のスケジュールを共有していなければ、従業員は業務の進め方に戸惑って混乱させてしまいかねません。

また、社員と月次決算のスケジュールを共有していなかった場合は、通常業務と決算業務を並行して取り組むことができないため、仕事に支障をきたしてしまうかもしれません。

通常業務と決算業務を並行して取り組みやすくするためにも、社員と月次決算のスケジュールを共有したほうがよいでしょう。

②経費精算における締め日を徹底する

月次決算の効率を向上させたいのであれば、経費精算における締め日を徹底させる必要があります。

経費精算における締め日を徹底すれば、迅速に月次決算を実施し経営戦略の立案ができて、経営改善に活用しやすくなるからです。

そのため、上司が決算業務に取り組んでいる部下に対して定期的に月次決算の進捗度を確認するとよいでしょう。

また、経費精算の締め日を徹底するのであれば、請求書を中心とした月次決算に必要となる書類を早めに集めておく必要があります。

書類を早めに集めておけば、書類不足で締め日までに月次決算書類を提出できない事態を防げるからです。

自社の業績をさらに向上させるためにも、経費精算における締め日を徹底するとよいでしょう。

③会計ソフトや経費精算システムの導入

月次決算を効率的に作成するためには、会計ソフトや経費精算システムを導入することが大切です。

月次決算の作成に会計ソフトを導入して書類をシステムで作成したり、経理担当者以外でもシステム入力できるように設定したりすれば、日々の入力業務が短縮できるからです。

また、電子帳簿保存法に対応しているシステムを導入した場合は、紙の領収書をスキャナ保存できるため、ペーパーレス化やテレワークの推進などにつなげられます。

会計ソフトや経費精算システムを選ぶ際は、クラウド型のシステムを導入するとよいでしょう。クラウド型のシステムなら場所を選ばずに気軽にアクセスができるからです。

会計ソフトや経費精算システムを導入し、効率的に月次決算を実施しましょう。

月次決算は資料を分析して将来に活かすことが非常に重要

今回は、月次決算における重要書類と分析ポイントについて解説しました。月次決算とは、1ヶ月単位で実施する決算業務です。

月次決算を実施する際には、月次決算書や前期比較表、予算実績対比表を作成するとよいでしょう。

また、月次決算を実施する際は比較分析を重点的におこなったり、勘定科目の管理方法を工夫したりする必要があります。

月次決算で作成する書類が分からなくなった場合は、本記事を参考にしてください。

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