事業計画に必要なアクションプランって何？アクションプランの必要性と具体的な作り方を解説

アクションプランとは、企業が掲げる経営目標を達成するために作成する行動計画です。アクションプランを作成すれば、経営目標を達成するために実施すべきタスクや行動が明確化できます。

そこで今回は、事業計画に記載するアクションプランの必要性や立て方、作成および実行をする際のポイントを解説します。

本記事を読めば、アクションプランの具体的な立て方や作成および実行をする際のポイントを把握できるため、経営目標の達成につながる行動計画が実現できるでしょう。

アクションプランとは

アクションプランとは、企業が掲げている経営目標を達成するために具体的なタスクを作成してリストアップした計画表です。経営目標を達成するために「いつ」「誰が」「何をするのか」というアクションプランを作成すれば、業務を適切に管理しやすくなります。

例えば「残業時間を30%削減する」との経営目標を設けた場合は「業務の無駄を改善する策を提示する」「業務効率化ツールを導入する」などの行動計画を作成しましょう。経営目標をただ作成しているだけでは、具体的にどのような行動をすればよいのかが分かりません。

しかし、アクションプランを作成することで、具体的にどのように行動をすればよいのかが理解できるため、効率的に業務へ取り組めます。アクションプランを作成する際は、あらかじめ期限を設けるとよいでしょう。

期限を設けてアクションプランを作成することで、迅速に経営目標を達成することにつながるからです。アクションプランは、経営目標を達成するために期限を設けて実施する計画表です。

アクションプランは何のために必要なのか

事業計画にアクションプランが必要な理由として、以下の2つが挙げられます。

• タスクの明確化のため
• アクションの明確化のため

ここで解説した内容を理解したうえで、アクションプランを作成しましょう。

タスクの明確化のため

アクションプランが必要な理由として、タスクの明確化が挙げられます。アクションプランを作成すれば、具体的にいつまでにどの業務を実施しなければいけないのかが理解できるため、効率的に業務へ取り組むことが可能だからです。

経営目標を達成するために実行すべきアクションを理解していれば、どのような準備をしなければいけないのかが把握できるので、業務の無駄を省くことにつながります。また、中期的や短期的な行動ごとに責任者を振り分けると、行動計画の管理もしやすくなるでしょう。

タスクを明確化すれば、具体的にどのような準備をすればよいのかが把握できるため、アクションプランを作成するべきです。

アクションの明確化のため

アクションプランは、どのような行動をするべきなのかを明確にするために作成する必要があります。例えば「売上を前年同月比より20%上昇させる」という目標を設けて「新規顧客を増やしたい」と考えた場合は、どのような行動をすればよいのかが明確になるでしょう。

企業が新規顧客を増やすためには、Web広告やポスティングを実施して多くのユーザーの目に留まる工夫をしなければいけません。そのため「新規顧客を増やしたい」という売上を改善するためのアクションが明確になれば、具体的な行動が実施しやすくなります。

経営目標を達成するためのアクションが明確になれば、効率的に業務へ取り組みやすくなります。アクションを明確にして業務効率を向上するためにも、アクションプランを作成する方がよいです。

アクションプランとプロジェクト計画の違いとは

アクションプランとプロジェクト計画の具体的な意味の違いは、以下のとおりです。

アクションプランは経営目標を達成することを目的に作成する行動計画であるのに対し、プロジェクト計画はプロジェクトを順調に遂行させることを目的に作成しています。

つまり、アクションプランはプロジェクト計画を順調に遂行させるために作成した具体的な行動計画のことです。アクションプランとプロジェクト計画の両方を作成したいと考えている方は、最初にプロジェクト計画を作成して次にアクションプランを作成しましょう。

アクションプランは、プロジェクト計画で実施する行動をさらに具体化させた計画表です。

アクションプランの立て方

アクションプランの適切な立て方は、以下のとおりです。

1. 目標設定
2. 目標達成のための必要な行動をリストアップ
3. 人材配置
4. 優先順位と期限の設定
5. リソースの分配
6. スケジュールへの落とし込み

事業計画で適切なアクションプランを立てるためには、上記の手順で作成するとよいでしょう。ここで解説した立て方を参考にしたうえで、アクションプランを作成してください。

目標設定

目標達成をすると、具体的に何を目指して業務へ取り組むべきなのかが明確化されるため、企業の成長につながります。目標設定をする際は、大きな目標を土台にして細分化して設定すると適宜進捗度を確認できるため、目標を達成しやすくなります。

例えば、自社の顧客満足度を上昇させたいなら「前年同月比の顧客満足度より20%上昇させる」と具体的な数字を交えて設定すると目標を達成しやすくなるでしょう。

顧客満足度を1年間で上昇させたいなら「顧客のニーズをくみ取った新商品の開発をする」と細分化した目標設定をして、経営目標を達成しやすく工夫するとよいです。

目標達成のために必要な行動をリストアップ

目標達成のために必要な行動をリストアップすれば、優先して実施すべき業務が把握できるため、効率的に事業へ取り組めるでしょう。例えば、顧客満足度を上昇させるという経営目標を掲げている場合は、具体的に以下の行動が実施できます。

• 顧客の声をアンケート調査をすることで適切に調査する
• 顧客と気軽にコミュニケーションがとるためにチャットやメールなどを用いる
• 商品の強みと弱みを事前に顧客へ伝える

例えば、顧客の声をアンケート調査するならどのようにアンケートしたら適切な評価が把握できるのかを検討しなければいけません。

「自社のブログでアンケート調査を実施する」「商品の購入者へアンケートの回答を依頼する」などアンケート調査をする方法は、さまざまです。自社が掲げている経営目標を達成しやすくなるためにどのような行動をとるべきなのかをリストアップしましょう。

人材配置

人材配置を実施すれば、それぞれの社員のスキルに適した事業へ配置ができるため、成果が期待できるでしょう。人材配置では、責任者が誰でどの社員がタスクを実行するべきなのかを決定します。

人材配置を実施することで、それぞれの社員が自分はどの業務に携わるのかを理解できるため、業務に対する準備をしたうえで仕事へ取り組むことが可能です。そのため、人材配置をすれば社員が事業へ取り組みやすくなります。

高い成果を獲得するためにも人材配置を実施する際は、社員が保有しているスキルに適した業務へ配置することを心がけましょう。

優先順位と期限の設定

優先順位と期限の設定では、自社がさらに成長を遂げるために優先して実施すべき業務の洗い出しができます。業務時間や事業に携わっている人材には限りがあるため、効率的に自社を成長させるためには優先順位と期限を設定しなければいけません。

そのため、経営陣や現場の社員でどの業務が自社の成長に直結するのかを考えて、業務の優先順位を決定しましょう。業務の優先順位を決定したら、業務が完了するまでにかかるおおよその期間を見積もる必要があります。

優先順位と期限の設定ではタスクを実行するうえで必要な人員やタスクの遂行にかかる移管を調査して決定しましょう。

リソースの分配

リソースの分配を実施すれば、予算や人材を考慮した行動計画の作成ができるため、行動計画を円滑に進めやすくなります。リソースの分配では、それぞれのタスクの実施にかかる工数を調査したうえで、それぞれの社員へ分配します。

もし、リソースの分配を適当にしてしまったら、1人の社員へ大量の業務量を押しつける事態になってしまうかもしれません。それぞれの社員の業務量を把握したうえで、適切なリソースの分配をしてください。

スケジュールへの落とし込み

スケジュールへの落とし込みでは、誰がいつまでにどのタスクを完了させる予定なのかという具体的な日付が把握できます。アクションプランをスケジュールへ落とし込むことで、社員のリソース確保にもつながります。

また、スケジュールへの落とし込みを実施する際は、余裕を持って納期の設定をする必要があります。余裕を持って納期の設定をすることで、トラブルが発生した場合でも問題なく業務を遂行することが可能だからです。

スケジュールへの落とし込みが完了したら、それぞれの社員へ無理なく業務を進められそうなのかを確認したうえで行動計画の作成を完了しましょう。

職種別アクションプランの具体例

職種別アクションプランの具体例として、以下の3つの項目に分類して解説します。

• 営業職
• 事務職
• 人事担当者

ここで解説した具体例を参考にしたうえで、アクションプランを作成してください。

営業職

営業職は明確な数値目標が立てやすいため、ほかの職種と比較してアクションプランが実施しやすい傾向にあります。例えば、営業職でアクションプランを実施する場合は、以下のようにアクションプランを設定しましょう。

1. 目標数値を設定する
2. 提案数を決める
3. 営業数を決める

目標数値を決める際に「半期で契約目標200件」と設定した場合は、1ヶ月の契約目標が約33件と換算できます。提案顧客のうち20%が契約成立すると仮定したら、月165件ほどの提案が必要です。

営業に行って話を聞いてくれる顧客が50%だとすると、月330件の営業をしなければいけません。決定した営業数から逆算して目標数値を達成するためのアクションプランを設定してください。

事務職

事務職でアクションプランを実施する場合は、以下の手順を参考にしてください。

1. 業務の効率化や正確さに関する数値目標を設定する
2. 目標を達成するための適切な対策を実施する

例えば、事務職のアクションプラン「月の発注ミスをゼロにする」と設定したとしましょう。月の発注ミスをゼロにするためにはさまざまな方法が挙げられます。

具体的には発注ミスをゼロにするためのマニュアルを作成したり、ミスが少ない社員へ発注を任せたりする方法があるでしょう。事務職がある企業の方は、上記の手順を参考にして適切なアクションプランが実施できるように工夫してください。

人事担当者

人事担当者では、事務職と同様の定型業務と雑務業務、人材採用業務など幅広い業務を請け負う職種であるため、アクションプランを立てにくい傾向があります。人事担当者がアクションプランを立てる際は、以下の手順で業務を実施しましょう。

1. 求人媒体の選定と出稿業務
2. 採用候補者の選定
3. 面接のスケジュールの設定
4. 採用者の決定

例えば、求人を出稿する媒体を「マイナビ」と決定したのであれば、いつまでに出稿業務を完了できるのかを決めなければいけません。採用候補者の選定をする際は採用予定人数を5人と決定したうえで、自社が求める人物像に当てはまる人材を採用するとよいでしょう。

また、いつまでに人材を採用すべきなのかを各部署へ確認したうえで、面接のスケジュール設定や採用者の決定をする必要があります。

アクションプランを作成および実行する際のポイント

アクションプランを作成および実行する際のポイントとして、以下の8つの項目に分類して解説します。

• 作成時のポイント① KPIを整理する
• 作成時のポイント② PDCAサイクルを大切にする
• 作成時のポイント③ 課題の洗い出しは大きな課題から
• 実行時のポイント① 進捗状況の管理をする
• 実行時のポイント② 状況に応じて臨機応変に対応する
• 実行時のポイント③ 計画したアクションを実行する
• 実行時のポイント④ タスク管理ソフトを活用する
• 実行時のポイント⑤ リスクは常に考えておく

ここで解説したポイントを参考にしたうえで、アクションプランの作成と実行をしましょう。

作成時のポイント① KPIを整理する

アクションプランを作成する際は、KPIを整理しましょう。KPIとは、企業の目標を達成するために実施する活動の具体的な行動指標のことです。KPIを整理すれば、具体的にどのような行動計画を作成すればよいのかが判断しやすくなります。

例えば、Webマーケティング担当者がKPIを設定するのであれば「検索結果からの流入を半年で30%増加させる」といった具体的な数字を交えるとよいでしょう。

「検索結果からの流入を半年で30%増加させる」という目標を達成させるためには「ユーザーのニーズに沿った情報を提供する」といった行動計画の細分化につながります。

経営目標を達成しやすくするためにも、KPIを整理して行動計画を細分化できるようにアクションプランを作成しましょう。

作成時のポイント② PDCAサイクルを大切にする

アクションプランを作成する際は、PDCAサイクルを大切にするべきです。PDCAとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）を繰り返して業務改善をする手法です。

PDCAサイクルを心がけて事業へ取り組めば、トラブルの発生や事業の進捗が悪くアクションプランを見直す必要があるときでも効率的に計画の修正ができます。

また、PDCAサイクルを実施すれば、事業がうまく行っていない原因を分析して大きな効果の獲得につなげられるでしょう。PDCAサイクルを大切にしてアクションプランを作成し、業務改善をしやすい環境を構築してください。

作成時のポイント③ 課題の洗い出しは大きな課題から

アクションプランを作成するときは、大きな課題から洗い出しを実施する必要があります。大きな課題から洗い出しをすれば、行動計画の全体像を把握できるため、アクションの計画漏れが生まれにくくなるからです。

例えば「新規顧客が少ないから増やしたい」と課題を見つけたとしても、新規顧客を増やした先に何が得られるのかが把握できません。「売上が少ないから増やしたい」と大きな課題を洗い出せば、売上を増やすために最適な方法を模索できます。

売上を増やす方法が新規顧客の増加だけとは限りません。自社商品やサービスの単価を上昇させたり、既存顧客の購入回数を増加させたりする方が売上の上昇につながる可能性があります。

自社にとって最適のアクションプランを実施するために、大きな課題から洗い出しをするべきです。

実行時のポイント① 進捗状況の管理をする

アクションプランを実行する際は、進捗状況の管理をしましょう。アクションプランを実行する際に進捗状況の管理をすれば、スケジュールより業務の進み具合が早いのか遅いのかを把握しやすくなるからです。

また、アクションプランを作成する際はどのタイミングで進捗状況の管理をするのかも明確に設定しておくと、進捗状況の確認を忘れずに済みます。進捗状況の確認を定期的におこない、効率的に業務へ取り組みましょう。

アクションプランで進捗状況の管理をすることで、事業の無駄な業務の可視化にもつながります。無駄な業務を省いて効率的に事業へ取り組むためにも、アクションプランを実施する際は進捗状況の管理をすることを心がけましょう。

実行時のポイント② 状況に応じて臨機応変に対応する

アクションプランを実施する際は、状況に応じて臨機応変に対応することが大切です。市場環境の変化やタスクの進捗状況によって、実施するべき適切なアクションプランが異なるからです。

もし、アクションプランを変更する際は一から作成し直すか、部分的に変更するのかを現在の状況に応じて考える必要があります。状況に応じて臨機応変に対応することで、自社特有の優位性を得られる可能性があります。

ビジネスチャンスを逃さないようにするためにもアクションプランを実施する際は、状況に応じて臨機応変な対応をすることが大切です。

実行時のポイント③ 計画したアクションを実行する

アクションプランを実施する際は、計画したアクションを実行することを心がけてください。計画したアクションを実行することで、自社が掲げている経営目標の達成につながるからです。

ただ、市場環境が変化して計画したアクションを実行しても、経営目標の達成につながらないと多くの社員が判断した場合は、計画変更をする必要があります。市場やタスクなど自社の外部環境と内部環境を確認したうえで、実行すべきアクションを選定してください。

実行時のポイント④ タスク管理ソフトを活用する

アクションプランを実行する際は、タスク管理ソフトを活用するとよいでしょう。タスク管理ソフトを活用すれば、効率的にタスクを管理できるため、業務効率の向上につながるからです。

例えば、Backlogではプロジェクト管理から記録・報告まで実施できるので、社員と経営陣との業務に関するコミュニケーションがとりやすくなります。また、シンプルで直感的に使用できるソフトなので、パソコンを普段使用しない社員でも容易に使用できるでしょう。

業務効率を向上させるためにも、アクションプランを実行する際はタスク管理ソフトの活用が大切です。

実行時のポイント⑤ リスクは常に考えておく

アクションプランを実行する際は、リスクを常に考えておくべきです。リスクを常に想定しておけば、事業へ取り組んでいる際にトラブルに巻き込まれたとしても対応策が準備できるからです。

例えば、流行り病で会社を休業せざるを得ない状況になった場合にテレワークを導入していれば、取引先にビデオツールを介して営業ができます。アクションプランを作成する際はリスクを想定し、トラブルに巻き込まれたときに最適な対応策を用意するとよいでしょう。

アクションプランを作成して事業計画をスピーディーに実行しよう

今回は、事業計画に記載するアクションプランの必要性や立て方、作成および実行する際のポイントを解説しました。アクションプランは、タスクや経営目標を達成するための行動を把握するために作成する必要があります。

また、アクションプランを実行する際は、進捗状況を管理したり、リスクを常に想定して事業へ取り組んだりとさまざまなポイントに気をつける必要があります。本記事を参考にして効率的にアクションプランを作成し、迅速に事業計画を実施しましょう。

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