月次決算は年次決算と何がちがう？月次決算の重要性と具体的な流れを解説

月次決算とは、1ヶ月単位で実施する決算業務のことです。

月次決算を実施すれば、自社の現状把握ができたり、年次決算の効率化につながったりします。

そこで今回は、月次決算の重要性と具体的な流れについて解説します。

本記事を読めば、月次決算の重要性や具体的な流れが把握できるので、決算業務が実施できるでしょう。

月次決算とは

月次決算とは、1ヶ月ごとの財政状況を明らかにすることを目的として実施する決算業務のことです。

月次決算を実施すれば、年次決算の作業負担を軽減できたり、金融機関からスピーディーに融資を受けれたりします。

自社が年次決算のみを導入していたら年度末に12ヶ月分の決算業務を実施しなければいけないため、記載ミスが発生する恐れがあります。

自社が月次決算を導入していなければ、タイムリーな経営状況を金融機関へ提示できず、融資判断に時間がかかって大切なビジネスチャンスを逃す可能性があるでしょう。

一方で、月次決算を導入すれば、毎月の業務負担の増大や導入時期のトラブル発生などのデメリットが生じる可能性があります。

月次決算を導入するのであれば、大勢の社員で作業分担をしたり、決算業務に関する研修をしたりして対策をする必要があります。

それぞれのメリットとデメリットを把握したうえで、月次決算を導入する判断をしましょう。

月次決算と年次決算の違いとは

月次決算と年次決算は、法律によって定められているのかが異なっています。

年次決算は、会社法や法人税法などの法律によって実施されることが義務付けられています。しかし、月次決算は作成義務が法律で定められているわけではありません。

月次決算の策定は、企業が任意で決める必要があります。

また、年次決算は自社の経営状況の最終発表をする機会であるため、決して間違いをしてはいけません。

年次決算を基に企業内では納税額の決定、次年度の経営戦略をし、外部関係者は企業に対する投資や受発注を決定します。

一方で月次決算は、自社で事業動向や損益状況を把握するために策定する側面が強いです。月次決算は自社の軌道修正を実施する際にも活用できます。

月次決算と年次決算の違いを理解し、混同しないように気をつけましょう。

月次決算をおこなう4つの目的とは

月次決算を実施する目的として、以下の4つを解説します。

1. 現状把握
2. 事前の進捗管理
3. 決算対策
4. 年次決算の効率化

適切に月次決算を策定するためには、実施する目的を把握する必要があります。ここで解説した目的を把握したうえで、月次決算について理解を深めましょう。

①現状把握

月次決算を実施する目的の1つとして、現状把握が挙げられます。月次決算を策定すれば、自社の現時点での経営状況が理解でき、年間売上の予測がしやすくなります。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、年度末まで細かい自社の経営状況を理解できないため、売上が大幅に減少してしまう可能性があります。

月次決算を実施して自社の経営状況を早期に把握していれば、経営戦略を素早く転換させて、経営目標を達成しやすくなるでしょう。

会社の業績をさらに高めていくためには、月次決算を導入して自社の現状を把握することが大切です。

会社の業績をより高めるためにも、月次決算を活用して自社の現状を把握しましょう。

②事前の進捗管理

月次決算を実施する目的には、事前の進捗管理があります。月次決算を策定して年度末の前に進捗管理をしておくことで、経営目標を達成できそうなのかが判断しやすくなります。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、事前の進捗管理ができていないので経営目標を達成するための対策も実施できないかもしれません。

経営目標を達成するための対策が事前にできなければ、自社が定めた経営目標に到達しにくくなるため、会社の業績は徐々に低下してしまう恐れがあります。

経営目標を達成するためには、定期的に進捗管理をする必要があります。

定期的に進捗管理をして経営目標を達成するための改善策を実施することで、自社の業績の向上につながるでしょう。

自社が定めた経営目標を達成しやすくするためにも、月次決算を策定して事前の進捗管理を定期的にする必要があります。

③決算対策

月次決算を実施すれば、経営目標を達成するために経営改善に活用できます。

月次決算を実施した場合、自社の細かな経営状況が理解できるため、解決するべき課題を解消するための対策を講じ、経営改善ができるからです。

例えば、決算期の途中でコストを費やしすぎて利益があまり出ていない事が判明すれば、翌月からコストを削減して会社運営ができます。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、コストがかかりすぎていることを年度末まで把握できないため、無駄な費用を費やし続けることになります。

会社の経営状況をより良くするためにも、月次決算を実施して経営改善に活用するとよいでしょう。

④年次決算の効率化

月次決算を実施する目的として、年次決算の効率化が挙げられます。月次決算を導入すれば、それぞれの月末に決算業務を実施できるため、年次決算の負担が軽減できます。

自社が年次決算のみを導入していた場合は、12ヶ月分の決算業務を数日間で実施しなければいけないため、膨大な作業を年度末に実施しなければいけません。

しかし、月次決算を実施すれば負担が軽減できるので、通常業務と並行しながら決算業務を実施できます。

月次決算を実施すれば、年次決算のように膨大な決算業務を年度末にする必要はなくなるため、記載ミスの軽減につながります。

年次決算で決算書に記載ミスをしてしまったら、会社の信用そのものを失ってしまうかもしれません。

年次決算の業務負担を軽減するためにも、月次決算を導入するとよいでしょう。

月次決算の具体的な流れ

月次決算の具体的な流れは、以下の通りです。

1. 現金および預金の残高確認
2. 棚卸高の集計
3. 仮払金や仮受金の振替
4. 経過勘定の処理
5. 減価償却費の計上
6. 退職金給付費用などの計上
7. 月次資料の作成
8. 財務分析
9. 月次報告

適切な月次決算を実施するためには、上記の流れを参考にする必要があります。ここで解説した内容を理解したうえで、月次決算を導入しましょう。

①現金および預金の残高確認

月次決算では、現金および預金の残高確認を実施する必要があります。現金および預金の残高確認では、現金の帳簿残高と実際の口座残高の差異を確認しましょう。

現金の帳簿残高と実際の口座残高に差異が発生していた場合は、原因を確認した後、修正業務を実施しなければいけません。

また、現金および預金の残高確認を実施する際は、金融機関別に作成した利息計算書と受取利息の帳簿残高の差異についても確認しましょう。

現金および預金の残高確認で数字が間違っていれば、その後の計算がすべて異なってきます。

正確な月次決算を実施するためにも、現金および預金の残高確認は丁寧に実施しましょう。

②棚卸高の集計

現金および預金の残高確認が完了したら、棚卸高の集計を実施する必要があります。棚卸高の集計では、現在の在庫数と帳簿上の金額を確認してください。

棚卸高の集計では、社外に保管してある在庫や不良品・長期滞留在庫・返品などが残っているのかを確認する必要があります。

また、棚卸資産管理手続きが整備されていた場合は、実地での棚卸を省略できる可能性があるので、事前に確認しましょう。

③仮払金や仮受金の振替

棚卸高の集計が完了したら、仮払金や仮受金の振替を実施する必要があります。仮払金や仮受金の振替では、仮勘定を実際に計上するべき勘定科目に振り分けます。

仮勘定のまま月次決算を実施してしまうと、月の経営状況が理解しにくくなるからです。

仮払金や仮受金の振替を実施する際は、前払費用の計上や長期にわたって未精算のものが発生していないのかを事前に確認しましょう。

④経過勘定の処理

仮払金や仮受金の振替が完了したら、経過勘定の処理を実施しなければいけません。経過勘定の処理では、当月に発生した費用や収益をそれぞれの対象科目へ計上します。

経過勘定の処理を実施すれば、月の経営状況がより正確に理解できるからです。

経過勘定の処理をする際は、長期未払費用の取引の有無や給与残高が0になっているのかを確認しましょう。

また、経過勘定の処理を実施する際は、対象科目や計上基準を事前に決定しておくことで素早く算入できるようになります。

⑤減価償却費の計上

経過勘定の処理が完了したら、減価償却費の計上を実施する必要があります。減価償却費の計上では、年間費用を見積もって12分の1を月額費用として算入します。

そもそも減価償却費とは、建物や車両運搬具などの固定資産の取得に必要な金額を耐用年数で分割し、費用を計上する考え方です。減価償却費の計上には、以下の2種類があります。

上記の償却方法の中から、自分に適した手法で減価償却費を計上しましょう。

⑥退職金給付費用などの計上

減価償却費の計上が完了したら、退職金給付費用などの算入を実施する必要があります。

退職金給付費用などの計上では、1年間の費用を見積もったうえで12分の1の金額を月額費用として算入しましょう。

退職金給付費用などの計上では、以下の勘定科目も算入する必要があります。

ここで解説した内容を参考にしたうえで、退職金給付費用などの計上を実施しましょう。

⑦月次資料の作成

退職金給付費用などの計上が完了したら、月次資料の作成を実施する必要があります。月次資料の作成では、以下の書類を用意するとよいでしょう。

• 貸借対照表
• 損益計算書
• 各試算表
• 経費推移表
• 借入金一覧表
• 受注残高表
• 在庫一覧表
• 資金繰り表

また、月次資料の作成で用意する各試算表には、以下の種類があります。

ここで解説した内容を参考にしたうえで、月次資料を作成しましょう。

⑧財務分析

月次資料の作成が完了したら、財務分析を実施する必要があります。財務分析とは、決算書の数字を参考にして会社の経営状況を詳しく調べることです。

財務分析では、以下の5つの指標で経営状況を調べる必要があります。

ここで解説した内容を参考にし、財務分析をしましょう。

⑨月次報告

財務分析が完了したら、月次報告を実施する必要があります。月次報告とは、月次決算で策定した内容を資料でまとめたうえで、経営陣に対して業務報告をすることです。

月次報告を実施する際は、自社の経営状況が瞬時に理解できるように年間推移や月別予算、競合他社と実績を比較した書類を用意しておく必要があります。

また、経営陣は月次報告の内容を基に自社が解決するべき課題を見出し、業務改善策を構築しましょう。

月次報告を早く実施すればその分業務改善策を練り直す時間を多く設けられるので、なるべく迅速に決算業務へ取り組むように心がけてください。

月次決算で作成する資料とは

月次決算で作成する資料として、以下の3つを解説します。

• 月次決算書
• 予算実績対比表
• 前期比較表

月次決算では、さまざまな資料を用意する必要があります。ここで解説した内容を参考にしたうえで、月次決算に必要な書類を作成しましょう。

月次決算書

月次決算では、月次決算書を作成する必要があります。月次決算書とは、貸借対照表と損益計算書の2つの財務諸表で構成されている決算書類です。

月次決算書は、適切な会計ルールに則って作成することが大切です。例えば、棚卸残高や減価償却費の計上は、必ず毎月実施するようにしましょう。

棚卸残高と減価償却費の計上を省略すると、利益計算が不鮮明になってしまうため、資金繰りの失敗や経営の判断を間違えてしまう可能性があります。

月次決算書は、決められた手順に沿って作成するようにしてください。

予算実績対比表

月次決算を実施する際は、予算実績対比表の用意も欠かせません。予算実績対比表とは、予算の進捗度や達成度を把握するための書類です。

予算実績対比表を作成して自社が決定した予算に関する達成度を把握すれば、現状維持か方針変更かの意思決定がしやすくなります。

また、予算実績対比表を作成して売上原価や人件費、販売費及び一般管理費などの差異を明確にしておけば、無駄な費用を削減できます。

予算実績対比表は、自社の進捗度の確認や無駄な費用の削減をしたい場合に活用するとよいでしょう。

前期比較表

月次決算では、前期比較表も用意をする必要があります。前期比較表とは、自社の前年同月と今期の業績を比較した書類です。

例えば、ケーキ屋を経営している場合は、クリスマスケーキを販売する12月とほかの月とでは大きく業績が異なります。

自社の前年同月と今期の業績を比較した前期比較表を作成することで、正確な季節ごとの経営状況が把握できます。

前期比較表は、自社の正確な季節ごとの経営状況を把握するためにも必要な書類です。

月次決算を効率よくおこなうためにできること

月次決算を効率的に実施するためにできることとして、以下の3つを解説します。

• 月次決算のスケジュールを社員と共有する
• 経費精算の締切日を徹底する
• 会計ソフトなどを用いた業務効率化

月次決算を効率的に実施するためには、さまざまな工夫が必要です。ここで解説した内容を参考にしたうえで、月次決算の実施に取り組みましょう。

月次決算のスケジュールを社員と共有する

月次決算を効率的に実施するためには、決算業務のスケジュールを社員と共有する必要があります。

月次決算のスケジュールを社員と共有することで、それぞれの従業員が計画を立てたうえで決算業務に取り組んでくれるからです。

もし、スケジュールを社員と共有していなければ、どのような段取りで決算業務を進めていけばよいのかがわからないため、各部署での処理業務の遅延が発生する可能性があります。

月次決算のスケジュールを社員と共有すれば、通常業務と並行して決算業務を実施できるため、業務効率化につながります。

通常業務と並行して決算業務を実施するためにも、月次決算のスケジュールを社員と共有することが大切です。

経費精算の締切日を徹底する

月次決算を効率的に実施する際は、経費精算の締切日を徹底することが大切です。

経費精算の締め切りの遅延が発生すれば、社内全体での業務に遅れが生じ、予定通りに経営改善ができずに業績が低下する恐れがあります。

また、月次決算を効率的に実施するためには、経費精算書類を早めに集めておく必要があります。

決算業務を効率的に進めていても書類が集まっていないことで、月次報告が実施できない可能性があるからです。

月次決算を効率的に実施するためにも、定期的に社員へ進捗状況を確認するとよいでしょう。

会計ソフトなどを用いた業務効率化

月次決算を効率的に実施する際は、会計ソフトなどを用いた業務効率化が適しています。

月次決算に会計ソフトを活用すれば、スマートフォンで領収書を撮影して自動入力の実施ができたり、乗換案内アプリと連携して自動的に交通費の申請ができたりするからです。

中には電子帳簿保存法に対応している会計ソフトもあるため、さらなる経理業務の効率化やペーパーレス化につながります。

また、クラウド型の会計ソフトを利用すれば、いつでもどこでもダウンロードができるため、税理士とデータを共有して疑問点などもすぐに解消できます。

月次決算を迅速に進めたいのであれば、会計ソフトなどを用いて業務効率化につなげるとよいでしょう。

月次決算はチェックリストを使った方がいい？

月次決算を実施する際は、チェックリストを活用した方が良いです。チェックリストを活用して月次決算を実施すれば、書類の記載漏れや間違いを防げます。

月次決算のチェックリストを作成する際は、下記の3つの手順に沿っておくとよいでしょう。

• 第三者が見ても理解できる内容のチェックリストとする
• 参考にするために過去に作成した資料をリンクで添付しておく
• チェックリストが陳腐化しないためにもこまめな更新が必要

例えば「給与の仕訳入力が完了しているのかを確認する」とチェックリストに記載すれば、仕訳をせずに月次決算をしてしまう事態を防げます。

ほかにも「月末の在庫残高は在庫残高表と相違がないのかを確認する」や「10万円以上の物品購入費がないのかを確認する」など細かにチェック内容を設けるとよいでしょう。

また、月次決算のチェックリストを作成する際は、以下の17種類に分類分けをするとよいでしょう。

• 事前準備
• 現金
• 預金
• 売掛金
• 在庫
• 仮払税金
• 減価償却資産
• 減価償却累計額
• 買掛金
• 短期借入金
• 未払い金
• 預り金
• 未払消費税
• 未払法人税等
• 長期借入金
• 備品／消耗品
• 受取利息

上記の項目に分類分けをしたうえでチェックリストを作成すれば、見やすく月次決算の確認ができます。ここで解説した内容を参考にし、月次決算のチェックをしましょう。

月次決算をすると融資が受けやすくなるってホント？

月次決算を実施すると、融資が受けやすくなるのは本当です。月次決算を実施すれば、自社の直近の業績を金融機関へ提示できるため、迅速に融資の判断がしやすくなります。

金融機関は、企業の財務状況や返済能力を確認したうえで融資する判断を下しています。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、直近の経営状況を金融機関へ提示できないため、融資の判断に遅れが生じるかもしれません。

融資の判断に遅れが生じていたら、会社の資金繰り状況がさらに悪化してしまうかもしれません。

融資の判断スピードをさらに向上させたい方は、月次決算を実施するとよいでしょう。

月次決算は適切かつ迅速に終わらせることが理想的である

今回は、月次決算の重要性と具体的な流れを解説しました。月次決算とは、1ヶ月ごとの財政状況を明らかにすることを目的とした決算業務のことです。

月次決算は、自社の現状把握や年次決算の業務負担軽減を目的として実施します。

また、月次決算を実施する際は月次決算のスケジュールを社員と共有することや会計ソフトなどを用いて業務効率化するとよいでしょう。

月次決算を導入しようか悩んでいる方は、本記事を判断材料にしてください。

また、当社では数字を可視化して見やすくするためのツールとして「未来会計図表」を提供しています。

無料で使用できるので、みなさんもぜひ、ご利用ください。