月次決算は必ず必要？月次決算の必要性とメリットを解説

月次決算とは、毎月実施する決算業務のことです。

月次決算を実施すれば、経営判断を早い段階でできるため年間の売上目標を達成するための具体的な改善策をおこなえるようになります。

そこで今回は、月次決算を実施する必要性や月ごとに決算業務をおこなうことで得られるメリットを解説します。

本記事を読めば、月次決算を実施する必要性や決算業務をおこなうことで自社が得られるメリットを把握できるため、実施するかどうかの適切な判断がしやすくなるでしょう。

月次決算とは

月次決算とは、1ヶ月ごとの財政状況を明らかにし、経営管理に活用するために実施する決算業務です。

月次決算を実施すれば毎月決算業務を実施するため、年次決算の事務負担の軽減にもつながります。

また、月次決算は法的に作成義務が定められていないため、実際に実施するかどうかの判断は企業に委ねられます。

しかし、月次決算を実施すれば、今後の経営方針や経営戦略を考える際に活用できるため、自社の業績をさらに向上させたいのであれば、月ごとの決算業務は実施するべきです。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、年度末にならなければ会社の経営状況が把握できないので、知らないうちに資金繰りが悪化してしまうかもしれません。

資金繰りが悪化してしまったら、黒字倒産をする可能性もあります。

黒字倒産とは、帳簿上では黒字が出ているものの、資金の回収が遅れて運転資金のやり繰りができない状態です。

自社の資金繰りの悪化を防ぐためにも、月次決算を導入して毎月の経営状況を理解する必要があるでしょう。

なぜ月次決算が必要なのか

月次決算が必要な理由として、以下の3つを解説します。

• 経営判断を早い段階でおこなうため
• 年次決算の事務負担を軽減するため
• 精算管理などをおこなうため

ここで解説した理由を理解したうえで、月次決算を実施しましょう。

経営判断を早い段階でおこなうため

月次決算が必要な理由として、経営判断を早い段階で実施できることが挙げられます。

経営判断を早い段階で実施できれば、自社の年間売上の予測ができ、経営目標を達成するための改善策が実現できます。

例えば、自社の年間売上を予測した結果、経営目標を達成できなさそうであれば、新規顧客を増やしたり、顧客単価を上げたりして売上向上につなげられるかもしれません。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、年度途中で経営状況を把握できずに、そのまま経営目標が達成できない可能性があります。

経営目標を設定するのであれば、達成できるように努力しなければいけません。

経営目標を達成できるようにするためにも、経営判断を早い段階で実施できる月次決算をするとよいでしょう。

年次決算の事務負担を軽減するため

月次決算が必要な理由の1つとして、年次決算の事務負担を軽減することが挙げられます。

月次決算を実施すれば、毎月決算業務をすることになるため、事務の負担が分散されるからです。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、年度末の数日間で12ヶ月分の決算業務を実施しなければなりません。

また、年次決算のみを導入していたら、決算時期には通常業務と決算業務を並行して取り組むことができず、仕事に対しても支障をきたしてしまう可能性があります。

社員の負担を軽減するためにも、月次決算を導入して年次決算の事務負担を軽減できるように対策をするとよいでしょう。

精算管理などをおこなうため

月次決算は、精算管理などを適切に実施するために必要とされています。

毎月の経営状況を把握すれば、利益や税金の金額を適切に予測できるため、事前の節税対策が実施できるからです。

また、自社の決算業務の数字にミスがあったとしても、月次決算を実施していれば、すぐ対応ができます。

会社の取引の数は規模が大きいほど増加するため、年次決算のみだとなかなか特定の取引の間違いをすぐ修正するのが難しい傾向にあります。

しかし、月次決算の場合は、年間の決算業務と比較したら取引の数も少ないため、比較的修正業務がしやすいといえるでしょう。

業務効率をより向上させたいのであれば、月次決算を導入したほうが良いです。

月次決算は年次決算となにがちがう？

月次決算を作成する際は、年次決算との違いを理解しておく必要があります。月次決算と年次決算の違いは、以下の2つです。

• 計算項目が異なる
• 決算についての趣旨が異なる

ここで解説した違いを理解したうえで、月次決算を実施しましょう。

計算項目が異なる

月次決算と年次決算の違いとして、計算項目が異なることが挙げられます。

月次決算は毎月帳簿を締めて利益を確定させるため、減価償却費も1ヶ月分のみを計上します。

月次決算の減価償却費を算出する場合は、年次決算時に計上する金額の12分の1にしなければいけません。

一方で年次決算は1年間分の利益を確定させるので、減価償却費は1年分を計上する必要があります。

月次決算と年次決算の計算方法を間違えてしまったら、適切な経営状況が把握できなくなってしまうため、ミスがないように気をつけましょう。

決算についての趣旨が異なる

月次決算と年次決算の違いを把握する際は、決算についての趣旨が異なる点も理解しなければいけません。

月次決算は、経営者が今後の経営方針や経営戦略を立案するうえでの参考資料として活用される場合が多いです。

経営者が今後の経営方針や経営戦略を立案しやすくするためにも、月次決算を実施する際は自社の業績と競合他社との比較、前年同月比などの書類も同時に作成しておくとよいでしょう。

一方で年次決算は、株主や金融機関など外部関係者に対して情報提供をすることを目的に作成されます。

そのため、年次決算を作成する際は決して間違いがないように気をつけなければいけません。決算についての趣旨が異なる点を理解したうえで、月次決算を実施しましょう。

月次決算をおこなうことで得られるメリット4選

年次決算を実施して得られるメリットとして、以下の4つが挙げられます。

1. 前月との比較により現況の把握や将来の経営戦略に役立てることができる
2. 金融機関からの融資を得やすくなる
3. 会計上のミスを早期に発見することができる
4. 事業の進捗管理をおこなうことができる

ここで解説したメリットを把握したうえで、月次決算の必要性を理解しましょう。

①前月との比較により現況の把握や将来の経営戦略に役立てることができる

月次決算を実施することで得られるメリットとして、前月と比較して現況の把握や将来の経営戦略に役立てることが挙げられます。

自社の現在の経営状況と前年同月を比較すれば、自社が昨年と比較してどれほど業績が向上したのかが理解できるからです。

また、現在の経営状況と前年同月を比較することで、改善するべき点も発見できるため、さらに業績が向上しやすくなります。

現在の経営状況について前年同月比の上昇度を確認すれば、来年はどれほど業績が向上するのかが予測できるため、将来の経営戦略の立案もしやすくなるでしょう。

現在の経営状況の把握や将来の経営戦略の立案に経営計画書を活用したい場合に、月次決算は適しています。

②金融機関からの融資を得やすくなる

月次決算を実施すれば、金融機関からの融資を得やすくなります。

月次決算を実施すれば、自社の直近の経営状況を金融機関へ伝えられるため、迅速に融資の判断をしてもらいやすいです。

もし、自社が年次決算のみを導入していた場合は、年度末の経営状況のみを金融機関へ伝えることになるため、融資の判断に時間がかかってしまうかもしれません。

確実に貸出先の企業に債務を履行してもらうためにも、金融機関は企業の経営状況を見て融資の判断をしています。

金融機関に融資を依頼する際に年度末の経営状況しか伝えられないと、直近の財務状況が悪化している可能性も考えられるため、金融機関からすると融資するという判断を出しにくいです。

金融機関から融資をしてもらいたい方は、月次決算を実施するとよいでしょう。

③会計上のミスを早期に発見することができる

月次決算を実施すれば、会計上のミスを早期に発見しやすくなります。

自社が年次決算のみを導入していた場合は、膨大な取引の中から間違いを発見しなければいけないため、会計上のミスを発見しにくいかもしれません。

しかし、月次決算を実施すれば、年次決算よりは取引量が少ないので、間違いを早期に発見しやすい傾向があります。

年次決算は、金融機関や株主に自社の経営状況を理解してもらうことを目的にして作成しています。

年次決算で間違いが発見されれば、金融機関や株主からの信用を失ってしまうかもしれません。

外部関係者からの信用を失わないようにするためにも、月次決算を実施して会計上のミスを早期に発見できるように対策をする必要があります。

④事業の進捗管理をおこなうことができる

月次決算を実施すれば、事業の進捗管理をおこなえるメリットが得られます。

月次決算を実施して早期に事業の進捗状況を理解すれば、どのような姿勢で業務へ取り組めば経営目標が達成できるのかが把握できるからです。

例えば、月次決算を実施した結果、事業の進捗度合いが遅ければ、会計ソフトの導入や締め日の早期化など経営目標を達成するための工夫をしなければいけません。

自社が年次決算のみを導入していた場合は、事業の進捗管理ができないため、経営目標を達成できるような努力もしにくいです。

経営目標を達成するためには、環境作りから始める必要があります。経営目標を達成しやすくしたいのであれば、月次決算を導入して事業の進捗管理を実施するとよいでしょう。

月次決算の流れを8ステップで解説

月次決算の流れは、以下の通りです。

1. 現金および預金の残高を確認する
2. 当月の棚卸高を計上する
3. 仮勘定の整理をおこなう
4. 経過勘定を振り替える
5. 減価償却費・各種引当金を計上する
6. 売掛金などの債権および買掛金などの債務を計上する
7. 月次決算書を作成する
8. 月次業績報告をおこなう

ここで解説した流れを理解したうえで、月次決算を作成しましょう。

現金および預金の残高を確認する

月次決算を実施する際は、現金および預金の残高を確認する必要があります。現金および預金残高の確認では、帳簿上の残高と現金預金の残高が一致するのかを確認しましょう。

現金および預金残高を確認した結果、帳簿残高と実際の残高に差異が発見された場合は、原因を究明したうえで修正作業をしなければいけません。

一度間違いをしたタイミングで原因を究明しなければ、何度も同じミスをしてしまう可能性があるからです。

現金および預金の残高確認で同じ間違いをしないようにするためにも、間違いをした原因と対策をあらかじめメモしておくとよいでしょう。

また、金融機関別に作成した利息計算書と受取利息の帳簿残高の数値に間違いがないように確認しておくことも忘れないようにしてください。

当月の棚卸高を計上する

現金および預金の残高確認が完了したら、当月の棚卸高を計上してください。当月の棚卸高の計上では、帳簿と現在の在庫数の確認をします。

当月の棚卸高を計上する際は、不良品や返品、長期滞留在庫、社外に保管している在庫などを漏れなく確認しましょう。

ただ、棚卸高の計上を月末に一度で実施しようとすると、膨大な時間がかかってしまいます。そのため、棚卸高の計上はこまめに実施するようにしましょう。

もし、棚卸資産管理手続きが整備されていた場合は、実地での棚卸が省略できる可能性があるので、事前に確認してください。

仮勘定の整理をおこなう

当月の棚卸高の計上が完了したら、仮勘定の整理を実施する必要があります。仮勘定の整理では、仮受金や仮払金などを適正な科目へ振り替える必要があります。

仮勘定は、正確な金額や用途が決定していない場合に一時的に使用する勘定科目です。仮勘定の整理をしなければ、月の経営状況が把握しづらくなる恐れがあります。

月の経営状況を明確に把握するためにも、月次決算を実施する際は必ず仮勘定の整理をしなければいけません。

また、仮勘定の整理をする際は、前払費用の計上漏れや長期間にわたって未精算のものがないかを確認することも忘れないようにしましょう。

経過勘定を振り替える

仮勘定の整理が完了したら、経過勘定を振り替える必要があります。経過勘定の振り替えでは、当月に支払いや入金が未実施だった場合に未払費用・未収収益として計上します。

経過勘定を振り替える際は、給与残高が0になっているのかの確認や長期未払費用の取引の有無を欠かさずチェックしましょう。

また、経過勘定の振り替えには膨大な時間がかかる傾向があります。

そのため、経過勘定の振り替えをする際は対象項目や計上基準を事前に設定し、効率的に決算業務が実施できるように工夫をするとよいでしょう。

減価償却費・各種引当金を計上する

経過勘定の振り返りが完了したら、減価償却費・各種引当金を計上しましょう。

減価償却費・各種引当金の計上では、1年間でかかるはずの費用を12等分したうえで月次費用として算入します。本項では、減価償却費と各種引当金以外に以下の項目を算入する必要があります。

また、減価償却費・各種引当金の計上を実施する際は、以下のポイントに気をつけましょう。

• 各勘定科目の計上漏れの有無を確認する
• 各保険料の月額支払いの有無を確認する
• 固定資産税を中心とした税務関係の月額の支払い費用がないかを確認する
• 固定資産台帳と会計帳簿の取得価格、帳簿の金額、減価償却費の一致を確認する

上記のポイントを確認したうえで、減価償却費・各種引当金の計上をしましょう。

売掛金などの債権および買掛金などの債務を計上する

減価償却費・各種引当金の計上が完了したら、売掛金などの債権および買掛金などの債務を計上してください。

本項では、当月中に支払い・回収をした買掛金や売掛金を計上をします。

「未収になっている売掛金がないか」「未払いになっている買掛金がないか」を確認したうえで、債権や債務を計上してください。

月次決算書を作成する

売掛金などの債権および買掛金などの債務の計上が完了したら、月次決算書を作成します。月次決算書の作成は、1ヶ月以内の取引内容を全て総勘定元帳へ転記する業務です。

月次決算書を作成する際は、以下の3つの種類の試算表を用意しましょう。

また、月次決算書を作成する際は、下記の書類も用意してください。

• 貸借対照表
• 損益計算書
• 資金繰り表
• 在庫一覧表
• 借入金一覧表
• 受注残高表
• 経費推移表

上記の書類を用意したうえで、月次業績報告を実施しましょう。

月次業績報告をおこなう

月次決算書の作成が完了したら、月次業績報告を実施する必要があります。

月次業績報告では、適切な経営状況であるかを判断しやすいように書類をまとめたうえで、自社の財務状況について経営陣へ伝達します。

月次業績報告を実施する際は、月別予算や前年同月比、競合他社の業績などさまざまなデータ分析をした書類を添付しておくとよいでしょう。

月別予算や前年同月比、競合他社の業績と自社の経営状況を比較できれば、より効果的な経営戦略の立案がしやすくなるからです。

月次業績報告は経営者が経営戦略を立案するうえで重要な情報となるため、正確さと素早さを心がけて実施するとよいでしょう。

月次決算をおこなう際の3つのポイント

月次決算をおこなう際に気をつけるべきポイントとして、以下の3つが挙げられます。

1. スケジュールの共有
2. 締め日の徹底
3. 市販ソフトの活用

ここで解説したポイントを理解したうえで、月次決算を実施しましょう。

①スケジュールの共有

月次決算を実施する際のポイントとして、スケジュールの共有が挙げられます。

月次決算を実施するスケジュールの共有を社員とすれば、予定を立てて決算業務に取り組みやすくなるからです。

もし、月次決算のスケジュールを社員と共有しなかった場合は、通常業務と決算業務を並行して取り組むことができなくなり、自社の業務が停滞してしまうかもしれません。

自社の業績をさらに向上させることを目的の1つとして月次決算を実施しているのに、決算業務が原因で会社の業務が停滞してしまったら本末転倒です。

通常業務と決算業務を並行して取り組みやすくするためにも、月次決算を実施する際はスケジュールの共有をするとよいでしょう。

②締め日の徹底

月次決算を実施する際は、締め日を徹底することも大切です。

月次決算を実施する際に締め日を徹底すれば、迅速に経営戦略の立案ができ、業務改善につなげられるからです。

月次決算の締め日を徹底するためにも、定期的に決算業務を実施している社員へ進捗度合いを確認するとよいでしょう。

社員へ進捗度合いを確認して決算業務に遅れが生じていれば、他の従業員が業務を手伝って締め日に間に合うように対策をすることも可能です。

また、月次決算の締め日に間に合うためにも経費精算書類や請求書などの必要書類を早めに集めておくとよいでしょう。

必要書類を早めに集めれば、書類が手元になくて締め日に遅れてしまう事態を防げるからです。

月次決算を実施する際は社員へ定期的なリマインドや早目の必要書類集めをして、締め日を徹底するようにしましょう。

③市販ソフトの活用

月次決算を実施する際は、市販ソフトを活用することが大切です。

市販ソフトを活用すれば、決算業務の一部が自動化するため、効率的に業務が完了しやすくなります。

例えば、市販ソフトの活用をすればスマートフォンで領収書の写真を撮影して仕訳を完了したり、乗換案内アプリと連携して自動的に交通費の申請をしたりできます。

また、電子帳簿保存法に対応している市販ソフトを活用すれば、テレワーク対応やペーパーレス対応にもつながるでしょう。

月次決算の業務負担を軽減するためにも、市販ソフトを活用して効率的に決算業務を実施してください。

月次決算は企業経営にとって非常に重要な役割を担っている

今回は、月次決算を実施する必要性や月ごとに決算業務を実施することで得られるメリットを解説しました。

月次決算は、経営判断を早い段階で実施したり、精算管理をおこなったりすることが目的で実施されています。

また、月次決算には金融機関からの融資が得やすくなる場合や事業の進捗管理が実施しやすくなる可能性があります。

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