月次決算は必ずしなければならない？今さら聞けない月次決算の概要と作業の流れを解説

月次決算とは、1カ月ごとに実施する会計業務のことです。月次決算を実施することで、年次決算における負担軽減や金融機関などの外部の事業者からの信用獲得などさまざまなメリットが得られます。

そこで今回は、月次決算の概要と作業の流れについて解説します。本記事を読めば、月次決算の概要について理解できるため、導入する判断がしやすくなるでしょう。

月次決算とは

月次決算とは、毎月の営業成績や財政状況を明らかにするために実施される決算のことです。月次決算を実施すれば、年次決算における負担の軽減につながります。

もし、月次決算を実施せず年次決算のみを導入しているとしたら、12カ月分の会計処理を一度に完了させなければいけません。

また、月次決算は年次決算のように法的に義務付けられているわけではないので、導入の可否は企業の自由です。そのため、すべての企業が月次決算を導入しているわけではありません。

本記事を参考にして月次決算の概要を理解したうえで、導入を検討するとよいでしょう。

月次決算と年次決算の違いは目的と必要性にある

月次決算と年次決算の違いは、目的と必要性にあります。月次決算と年次決算の違いとして、以下の2つの項目に分類して解説します。

• 月次決算の必要性と目的とは
• 年次決算の必要性と目的とは

ここで解説した内容を参考にしたうえで、月次決算と年次決算の違いを把握しましょう。

月次決算の必要性と目的とは

月次決算が実施される目的は、毎月の自社の損益を可視化することです。自社の財務状況は、会計処理をするまで把握できません。

もし、年次決算のみを導入していた場合は、月の経営状況が悪くても改善が難しいです。

例えば、年次決算のみであれば月末ごとに得られた利益や利益率の変化、年次予算に対する達成状況など会社経営をするうえで重要な情報を把握できず、より経営状況が悪化する可能性があります。

月次決算を導入すれば、毎月の細かな財政状況が把握できるため、経営状況の向上や財政状況の悪化を瞬時に把握できます。

年次決算の必要性と目的とは

年次決算は、1年間の企業の財政状況を明らかにするために実施される会計処理です。年次決算では、期末の翌日から2カ月以内に1年間に実施されたすべての取引や各種決算書を策定する必要があります。

年次決算の目的は、行政機関や株主へ報告することです。行政機関や株主は、年次決算を基に企業に対する受発注や投資を決定するからです。

年次決算の結果で行政機関や株主に受発注や投資をしてもらえるようにするためにも、自社の経営状況を日々改善するように努めなければいけません。

また、年次決算は会社法や金融商品取引法、法人税法などさまざまな法律によって策定が義務付けられています。そのため、年次決算は決算書の策定そのものが目的として定められています。

月次決算をおこなうことのメリット3選

月次決算の導入を判断するためには、実施するメリットを把握しなければいけません。月次決算をおこなうことのメリットとして、以下の3つを解説します。

1. 年次決算における負担の軽減
2. 現況を早期に把握でき今後の対策を検討しやすくなる
3. 金融機関など外部の事業者から信頼を得やすくなる

ここで解説したメリットを参考にしたうえで、月次決算を実施する判断をしましょう。

①年次決算における負担の軽減

月次決算を実施すれば、年次決算における負担の軽減につながります。年次決算の策定には期日が設けられており、期末の翌日から2カ月以内までに策定しなければいけません。

通常の業務を実施しつつ、期末の翌日から2カ月以内に年次決算の策定を完了させるのは大変です。月次決算を導入すれば、年次決算の作業を毎月実施できるので、通常業務と両立しつつ年次決算を策定できます。

月次決算を導入しないことで、再度確認する時間を設けられず、年次決算の会計処理を間違えてしまうかもしれません。年次決算を間違えてしまった場合は、行政機関や株主からの信頼を失ってしまいます。

行政機関や株主からの信頼を失わないためにも、月次決算を導入して毎月の負担軽減に努めるべきです。

②現況を早期に把握でき今後の対策を検討しやすくなる

月次決算を導入するメリットとして、現況を早期に把握できて今後の対策を検討しやすくなることが挙げられます。

月次決算を導入すれば、月ごとの経営状況が適切に把握できるため、経営状況が悪かった場合の改善策が実施できます。

例えば、現在の経営状況の売上が悪かったら、新規顧客を増やしたり、客単価を向上させたりとさまざまな施策を実施すれば、経営状況の早期改善ができるかもしれません。

しかし、年次決算のみであれば、自社の経営状況の悪化に素早く気づけません。そして、最悪の場合、経営状況の悪化に気づけず倒産してしまう可能性もあります。自社の業績を向上しやすくするためにも、月次決算を導入するとよいでしょう。

③金融機関など外部の事業者から信頼を得やすくなる

月次決算を導入すれば、金融機関など外部の事業者から信頼を得やすくなります。月次決算の報告書は、金融機関が融資を判断する材料になるからです。

もし、月次決算を導入していなければ、金融機関からの信頼を得にくく融資の判断スピードが遅くなったり、融資してくれなかったりする場合があります。

融資の判断スピードが速ければ、自社の経営状況も素早く立て直せます。また、月次決算は企業が任意で実施する会計処理であるため、すべての企業が実施しているわけではありません。

そのため、月次決算を実施していると、自社の財政状況に気を配っている企業だとよいイメージをもたれやすくなり、より融資スピードが素早くなるでしょう。金融機関などの外部の事業者から信頼を得やすくなるので、月次決算は導入するべきです。

月次決算のポイントは管理方法にある

月次決算は、管理方法が特徴的な会計業務です。月次決算のポイントとして、以下の6つを解説します。

• 請求管理
• 支払い管理
• 給与管理
• 在庫管理
• 資産管理
• その他の管理

ここで解説したポイントを参考にしたうえで、月次決算を管理しましょう。

請求管理

月次決算を実施する際は、請求管理をおこなう必要があります。請求管理とは、取引先との取引開始から代金を回収するまでの一連の流れです。請求管理を実施する際は、以下の2つのポイントに着目する必要があります。

• 請求書の記載間違いの有無
• 発行や送付漏れの有無

請求書の記載内容に間違いがあった場合は、自社の信用がなくなってしまう恐れがあります。また、請求書の発行や送付漏れで入金の遅延が発生することも十分に考えられるでしょう。請求書の記載間違いの有無や発行・送付漏れを確認し、請求管理をしてください。

支払い管理

月次決算の実施には、支払い管理も大切です。支払い管理とは、支払う予定があるものを管理することです。支払い管理を入念に実施すれば、資金の流れをコントロールできたり、自社内にある資金を効率的に運用したりできます。

しかし、会社の規模が大きくなっていくほど支払い管理は難しくなるため、支払い漏れが発生する可能性も十分に考えられます。自社の支払い管理を簡単にするためにも、クラウドサービスでの支払い管理を検討するとよいでしょう。

クラウドサービスで支払い管理を実施すれば、ミスが少なくなり、工数の削減につながります。本項を参考にしたうえで、支払い管理を実施しましょう。

給与管理

月次決算には、給与管理も欠かせません。給与管理は、対象期間分の給料を計算して算入することです。給与管理を実施する際の流れは、以下の通りです。

1. 社員の勤怠情報を締めたうえで労働時間を集計する
2. 総労働時間から総支給額を算出する
3. 各種保険料や税金を算出する
4. 総支給額から各種保険料と税金を控除する
5. 給与を振り込んだうえで保険料と税金を納付する

また、給与管理を実施する際は、退職給付引当金や賞与引当金なども対象期間を基に月額を按分して計上するとよいでしょう。

給与管理には、さまざまな勘定科目が発生することから複雑な会計処理が発生する傾向があります。複雑な会計処理を忘れないように、給与管理に努めましょう。

在庫管理

月次決算を実施する際は、在庫管理を積極的に実施する必要があります。在庫管理とは、商品の注文から販売までの一連のサイクルで商品の流れを実施するプロセスです。

在庫管理では納品していない商品の仕入れ代金を棚卸在庫として損益計算から除いたうえで、在庫は資産として月次決算をする必要があります。

また、在庫管理では、毎月忘れずに固定資産の償却を実施するようにしましょう。ただ、所有している固定資産の減価償却の計算に計算漏れがある可能性があるので、間違えていないかを確認してください。月次決算を実施する際は、適切な在庫管理をするとよいでしょう。

資産管理

月次決算を実施する際は、資産管理もしてください。資産管理とは、自社が保有する資産の管理をすることです。適切な資産管理を実施するためには、以下の3つの資産の種類を把握しておきましょう。

資産管理を適切に実施しなければ、自社の資産が尽きてしまう可能性があります。上記の資産の種類を把握したうえで資産管理を実施し、適切に管理しましょう。

その他の管理

月次決算で実施する管理は、請求管理や資産管理だけでなく、他にもあります。その他の管理として、以下の2つが挙げられます。

• 仮勘定の整理
• 経過勘定など

仮勘定とは、実際に計上しておくべき勘定の前に一時的に取引を記録しておく項目のことです。仮勘定の整理では、仮勘定の残高を確認したうえで、適正な科目へ振り分けるとよいでしょう。

また、その他の管理では、経過勘定なども含まれています。経過勘定は決算仕訳の方法が異なっているため、調整が必要です。経過勘定での決算書類の調節は、以下の通りです。

適切に月次決算を実施するためにも、その他の管理も欠かさず実施するとよいでしょう。

月次決算の具体的な流れとは

月次決算を導入するためには、実施する流れを把握する必要があります。月次決算の具体的な流れは、以下の通りです。

1. 勘定科目の残高確認
2. 経過勘定および仮勘定の処理
3. 棚卸高の計上
4. 売掛金および買掛金の計上
5. 試算表の作成
6. 試算表の分析および今後の対策

ここで解説した流れを把握したうえで、月次決算を実施しましょう。

勘定科目の残高確認

月次決算を実施する際は、勘定科目の残高確認を実施するとよいでしょう。現金や預金の帳簿残高と実際残高に差異があるかもしれないからです。勘定科目の残高を確認する際は、以下のポイントを確認するとよいでしょう。

• 現金出納帳と実際の現金の一致を確認する
• 金融機関別に策定した利息計算書を受取利息の帳簿残高と合わせて確認する

もし、勘定科目の残高確認をした結果、帳簿残高と差異があった場合は原因を調査したうえで、修正しなければいけません。勘定科目の残高確認をし、月次決算を実施するべきなのかを把握しましょう。

経過勘定および仮勘定の処理

勘定科目の残高確認が完了したら、経過勘定および仮勘定の処理を実施しなければいけません。経過勘定の処理では、当月の費用や収益分を各勘定科目として計上します。もし、経過勘定が未入金だった場合は、未払費用や未収収益として計上するとよいでしょう。

経過勘定を実施する際の確認ポイントは、以下の3つです。

• 長期未払費用の有無を確認
• 次月以降の支払いや受け取りを経過勘定に計上できたのかを確認
• 給与残高が0になっているのかを確認

また、仮勘定の処理では、直接計上できないため、適正な勘定科目に振り分けることが大切です。仮勘定の処理をする際に確認する際は、以下の3つのポイントに着目するとよいでしょう。

• 仮払金や仮受金の精算もれの確認
• 長期にわたって未払のものがないかを確認
• 前払費用の計上漏れの有無を確認

上記の確認ポイントを参考にしたうえで、経過勘定および仮勘定の処理をしましょう。

棚卸高の計上

経過勘定および仮勘定の処理が完了したら、棚卸高の計上をする必要があります。棚卸の計上は、純利益がいくらなのかを正確に把握するために実施します。棚卸高を計上する際の注意点は、以下の通りです。

1. 棚卸評価損は計上が必要
2. 評価方法は税務署へ申告が必要

棚卸高を計上する際は、自社の棚卸状況を計上するべきなのかを判断してください。評価損は計上できる場合と計上できない場合があるからです。棚卸評価損の場合は、計上が必要であることをあらかじめ把握しておきましょう。

また、棚卸高を評価する際は、税務署へ「棚卸資産の評価方法の届出書」を提出する必要があります。もし、税務署へ評価方法を届け出しなかった場合は、最終取得原価方法によって棚卸資産が評価されます。

売掛金および買掛金の計上

棚卸高の計上が完了したら、売掛金および買掛金の計上をする必要があります。売掛金および買掛金を計上する際は、以下の3つのポイントを確認しましょう。

• 売掛金や買掛金残高と帳簿残高が一致しているのかを確認
• 未収の売掛金の有無を確認
• 未払いの買掛金の有無を確認

上記のポイントを確認したうえで、売掛金および買掛金の計上を実施しましょう。

試算表の作成

売掛金および買掛金の計上が完了したら、試算表の策定をする必要があります。試算表を策定する際は、総勘定元帳に仕訳を転記して月締めした月次決算表を策定するとよいでしょう。また、試算表には、以下の3つの種類があります。

基本的に企業によって、どの試算表を策定すればよいのかが定められています。自社がどの試算表を策定するべきなのかを把握したうえで、試算表の策定をしましょう。

試算表の分析および今後の対策

試算表の策定が完了したら、試算表の分析および今後の対策を実施してください。例えば、試算表を分析する際は月次業績報告をする必要があります。

月次決算報告とは、月別予算や年間推移など自社の経営状況が瞬時に把握できるような書類のことです。月次決算報告を策定すれば、自社が抱えている課題などを把握できるため、改善策を実施できます。

例えば、今月の売上が良くなかったのであれば、商品の単価を見直したり、成約率を高める工夫をしたりするとよいでしょう。月次決算を策定する際は試算表の分析および今後の対策を実施し、経営改善に活用してください。

月次決算の作業効率を上げるポイント3選

月次決算を導入するのであれば、作業効率を向上させる必要があります。月次決算の作業効率を上げるポイントとして、以下の3つを解説します。

1. 経費精算の締め日を徹底させる
2. 月次決算におけるタイムスケジュールを社員と共有する
3. 経費精算システムなどを活用する

ここで解説したポイントを参考にし、月次決算の作業効率をより向上させられるように努めましょう。

①経費精算の締め日を徹底させる

月次決算の作業効率を高めるポイントとして、経費精算の締め日を徹底させることが挙げられます。経費精算の締め日を徹底させることで、スムーズに業務が進行できるからです。

もし、経費精算の締め日が遅延してしまったら、スケジュールを組んで効率的に業務改善ができなくなる恐れがあります。

経費精算の締め日を徹底させるためにも、各部署からの経費精算書類や請求書など必要書類を早めにまとめるように行動をするとよいでしょう。月次決算の作業効率を高めるためにも、経費精算の締め日を厳守するように社員へ働き掛けてください。

②月次決算におけるタイムスケジュールを社員と共有する

月次決算の作業効率を高めたいのであれば、月次決算におけるタイムスケジュールを社員と共有するとよいでしょう。

タイムスケジュールを共有すれば、月次決算に必要な書類も理解できるため、データの取りまとめや棚卸などの具体的な業務に取り組めます。

また、社員とタイムスケジュールを共有すれば、通常業務と並行しながら決算業務を実施することも可能です。月次決算におけるタイムスケジュールを社員と共有し、定期的に社員へ進捗確認をするとよいでしょう。

③経費精算システムなどを活用する

月次決算の作業効率を高めたいのであれば、経費精算システムなどを活用するとよいでしょう。経費精算システムでは、ICアプリの読み取りと乗換案内アプリと連携して自動的に交通費の申請ができたり、スマホで領収書の撮影をすれば自動入力ができたりします。

そのため、経費精算システムなどを活用すれば、経理部の負担を大幅に軽減できるため、ほかの月次決算の業務に時間を割けます。

月次決算は、毎月会計処理を実施しなければいけないため、膨大な時間がかかります。経理部の社員も月次決算以外の業務内容があるため、業務効率化をしなければ、月次決算が業務を圧迫してしまう可能性もあるでしょう。

月次決算の作業効率を高めるためにも、経費精算システムなどを活用してください。

社内の業務を効率化させて効果的な月次決算をおこなうようにしよう

今回は、月次決算の概要と作業の流れについて解説しました。

月次決算を実施すれば、年次決算における業務の負担軽減や金融機関など外部事業者からの信頼獲得などさまざまなメリットが得られます。

また、月次決算の作業効率を高めるためにも、経費精算の締め日を徹底させたり、経費精算システムなどを活用したりするとよいでしょう。

当社では、中小企業向けにマネるだけ埋めるだけで作れる経営計画書を提供しています。

無料で使用できるので、みなさんもぜひ、ご利用ください。