プロジェクトマネジメント初心者も必見！プロジェクトマネジメントを成功させるためのフレームワークとは

新しく事業を立ち上げる時や新たな商品・サービスの開発を行う時など、プロジェクトを立ち上げることになります。そのプロジェクトは誰かしらが管理を行い、その中でプロジェクトが円滑に進むように調整などを行います。この役割のことをプロジェクトマネジメントといいます。

プロジェクトマネジメントを初めて経験する方や経験して間もない方にとって、管理するのは大変そうに見えるでしょう。しかし、初心者の方でも対応できるよう、フレームワークが用意されています。このフレームワークを活用することでプロジェクトマネジメントを円滑に行えるのです。

この記事ではプロジェクトマネジメント初心者の方が知っておきたい、プロジェクトマネジメント成功のためのフレームワークやプロジェクトマネジメントを失敗させないポイントをご紹介します。

プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントは、プロジェクトを立ち上げる際に計画や進行状況、リソースの管理などをチェックしていくことを示します。ゴールが明確にあるのがプロジェクトであり、プロジェクトマネジメントはそのゴールに向けてのプロセスを管理していくのが主な役割です。

プロジェクトマネジメントは経験者の知識と経験、スキルなどで左右される部分がありましたが、近年はフレームワークを活用することで知識や経験が多少乏しくてもプロジェクトマネジメントが行えるようになりました。

とはいえ、プロジェクト自体は限られた予算や時間の中でゴールにたどり着かなければならないため、仕事上のスキルなど身に着けておくべきことはたくさんあります。責任者への報告・連絡・相談などもプロジェクトマネジメントで行うことになるでしょう。

プロジェクトマネジメントでフレームワークを活用するメリット

プロジェクトマネジメントでフレームワークを活用することについてのメリットは主に2つあります。

• プロジェクトマネジメントの効率化
• プロジェクトマネジメントの品質を保つ

先ほどもご紹介した通り、プロジェクトマネジメントは担当者の経験やこれまでの知識で左右される部分があります。フレームワークを活用することは誰が管理を行っても大きな差が出ないようにするために存在します。ここからはプロジェクトマネジメントにおけるフレームワークを活用するメリットをご紹介していきます。

プロジェクトマネジメントの効率化

1つ目のメリットは、プロジェクトマネジメントの効率化です。

プロジェクトマネジメントは色々な作業があり、管理しなければならないことばかりです。業務の明確化やスケジュール管理、コスト管理など管理項目がたくさんあります。これらを管理するにはプロジェクトを客観的に見ていくことが必要ですが、期限の決まったプロジェクトではどうしても忙しさ、焦りなどが相まって見落としが生じ、プロジェクトに影響を与える可能性が出てくるでしょう。

どのようにプロジェクトと向き合い、管理を行うかに関してはこれまでの経験が出やすい部分であり、経験値の差が如実に出てしまう部分です。誰が担当をしてもその差が出ないようにしていくにはフレームワークを活用することが求められます。

フレームワークを活用することで、漏れを防ぐことができるほか、プロジェクトの全体的な把握につながるでしょう。

プロジェクトマネジメントの品質を保つ

2つ目のメリットはプロジェクトマネジメントの品質を保つことです。

先ほどもご紹介しましたが、プロジェクトマネジメントを担当する人物によって管理が徹底されることもあれば、甘さが出てしまうこともあります。ちょっとした甘さがプロジェクトに重大な影響を与えることも十分に考えられます。

その人だからこそ管理ができたなど、プロジェクトマネジメントを担当する人の「名人芸」的なものにおんぶにだっこになってしまうと、その人物がいなくなった時が悲惨なことになります。誰が担当しても一定のレベルにとどまることがフレームワークを活用するメリットといえるでしょう。

プロジェクトマネジメントにおすすめのフレームワーク6選

実際にプロジェクトマネジメントを行う中でよく使われるフレームワークが主に6つ存在します。

1. PMBOK
2. CCPM
3. PPM
4. P2M
5. ICB
6. Lean

ここからはフレームワークそれぞれの特徴や、個々のフレームワークが持つ独自のメリットなどをご紹介していきます。

①PMBOK

1つ目のフレームワークはPMBOKです。

PMBOKは「Project Management Body of Knowledge」の略称で、プロジェクトマネジメントを行っていく際に求められる知識が整理されたものです。PMBOKでは10の知識に分けてその中に当てはめていけるようになっています。

1. 統合マネジメント
2. スコープマネジメント
3. スケジュールマネジメント
4. コストマネジメント
5. 調達マネジメント
6. 品質マネジメント
7. 資源マネジメント
8. コミュニケーションマネジメント
9. リスクマネジメント
10. ステークホルダーマネジメント

これら10の知識エリアで管理を行うことで、漏れをできるだけ防ぐことができます。またPMBOKが定めた5つのプロセスに沿う中で確かなプロジェクトマネジメントが行えるでしょう。

PMBOKはいわばプロジェクトマネジメントのマニュアル化を可能にさせたフレームワークです。とても便利であり、誰がやっても一定の品質を保てるのがPMBOKの特徴です。プロジェクトマネジメント初心者が最初に取り組むべきフレームワークといえるでしょう。

②CCPM

2つ目はCCPMです。

CCPMはクリティカルチェーン・プロジェクトマネジメントの略称で、スケジュール管理や優先順位づけなどをしやすくさせるフレームワークです。

人間はタイムスケジュールを決めると、そのタイムスケジュール通りに動く傾向にあるとされています。余裕のあるスケジュールを組めば、そのスケジュール通り動くため、結果的にスケジュール管理が疎かになってしまうことがあるのです。

CCPMは余裕のあるスケジュールを組んだとして、1つ1つの工程では余裕を含んだ日程では組まず、全体で予備を設け、うまくいかない工程があればその都度、予備日を投入していくような形になります。進捗速度がわかりやすいのもCCPMの特徴です。計画通りに動きやすい人間の習性を上手く生かしたフレームワークといえるでしょう。

③PPM

3つ目はPPMです。

PPMは「Project Portfolio Management」の略称で、複数のプロジェクトが進行している場合にそれぞれのプロジェクトの評価を行いつつ、リソースを適切に分配していくためのフレームワークです。

大企業はもちろん、中小企業でもいくつかのプロジェクトが動いている場合があります。一方でいくつもプロジェクトが立ち上がっていても、企業が割けるリソースには限界があるものです。その際にプロジェクトの重要性や規模、進捗具合などから評価を行い、プロジェクトの優先順位を適切につけていき、効果的にリソースを割くことができるようになります。

実際には目標設定から優先順位をつける作業へ移行し、検証を重ねていく中で管理を行うような流れになるでしょう。

④P2M

4つ目のフレームワークはP2Mです。

P2Mは正式名称が「Project & Program Management」で、先ほどご紹介したPMBOKにプログラムマネジメントを追加したフレームワークとなっています。PMBOKは1つのプロジェクトに関するマネジメントで効果を発揮しますが、いくつかのプロジェクトが絡んでいる場合にはPMBOKだけではやや不十分です。

P2MはPMBOKの発展形であり、いくつかのプロジェクトでも対応できるようになっています。このため、大型プロジェクトが始動している場合に活用することでスムーズなプロジェクトマネジメントにつなげられるでしょう。

⑤ICB

5つ目のフレームワークはICBです。

ICBはプロジェクトマネジメントを行う人物に必要なスキルを細かく分けたうえで、臨機応変に対応できるように活用されているフレームワークです。プロジェクトマネジメントのやり方は国によっても異なり、それぞれの国がベストのやり方でプロジェクトマネジメントを行います。

たくさんの項目が出てくるため、国によってカスタマイズされていくことはその国にとって応用しやすいフレームワークが作られやすいのが特徴的です。

⑥Lean

6つ目のフレームワークはLeanです。

Leanには無駄を省くという意味があり、プロジェクトマネジメントを行う中で無駄を省いていき、リソースを最小限にしながらプロジェクトをゴールに導けるというやり方です。

Lean自体は日本になじみが深く、70年代までのトヨタ自動車が実践していた方法といわれています。効率的に低いコストでいいものを提供していくには、ゴールまでのプロセスで無駄なものをできるだけ削ぎ落すことが求められるのです。その考え方をプロジェクトマネジメントに応用したのがLeanです。

プロジェクトマネジメントを失敗させないためのポイント

ここまでプロジェクトマネジメントで活用した方がいいフレームワークをご紹介しましたが、ここからはプロジェクトマネジメントを実際に行っていく中で失敗に終わらせないポイントをご紹介します。

• QCDの改善
• 情報収集および分析
• リスクを常に想定する
• コミュニケーションを心がける
• 目標を共有する
• メンバーの役割を明確化する
• 上司などからの理解を得る
• ツールを導入する

フレームワークを使う前にプロジェクトマネジメントにおいてやれることをやることが求められます。1つ1つの事柄を徹底していくことで円滑なプロジェクトマネジメントにつなげられるでしょう。

QCDの改善

1つ目のポイントはQCDの改善です。

QCDは品質を示すQuality、Cost（コスト）、納期のDelivery、それぞれの単語の頭文字を重要なものからまとめたもので、ビジネスにおいてはどの業種でも無視できない要素です。この場合の品質は品質マネジメント、コストはコストマネジメント、納期は文字通り納期管理を示します。

品質がいいことがお客さんが求める重要なポイントであり、コストや納期はその次です。とはいえ、一つひとつの事柄を欠いていけば信用問題につながりやすいです。何かしらの項目がよくない状況であればそれを改善させていくことが大切になります。

情報収集および分析

2つ目のポイントは情報収集および分析です。

リソースや作業プロセスなどに関連した情報収集や分析が求められます。リソースを活用する際に、予算が足りない、人員が過剰になっているなどの事態を避け、適切な状態を確保するには情報をできるだけ集めて、分析を行うことが必要です。

特にリソースがどのような状況なのか、確認を怠ることはプロジェクトマネジメントにおいてミスにつながりやすいため、気をつけなければなりません。

リスクを常に想定する

3つ目はリスクを常に想定することです。

どれだけプロジェクトマネジメントを行っても、突発的な出来事は襲いかかるものです。特にコロナ禍などはさまざまなトラブルが生じやすく、半導体を用いる製造業では半導体不足から色々な問題が巻き起こりました。

このように事前にリスクマネジメントを行っておくことは必要であり、仮に問題が起きてもすぐに対処できるように対策を立てていくことでプロジェクトマネジメントを円滑に進めていく、もしくはリスクが生じても影響を最小限に食い止められます。

コミュニケーションを心がける

4つ目はコミュニケーションを心がけることです。

機械的にプロジェクトマネジメントを行っていても、そのプロジェクトを担っているのは人間です。コミュニケーション不足に陥れば、管理が難しくなり、色々な問題が生じやすくなります。

コミュニケーションをとっていくことで改善すべき問題などに気づきやすくなるでしょう。その点でもコミュニケーションをとっていくことはとても重要なのです。

目標を共有する

5つ目は目標を共有することです。

プロジェクトを立ち上げる際には何を目指して頑張るかは最初に示されるものですが、場合によっては示されないケースもあります。プロジェクトマネジメントを行う際にはプロジェクトの参加者全員が目標を共有することで、同じ方向性の中で作業を進められるようになるでしょう。

メンバーの役割を明確化する

6つ目はメンバーの役割を明確化することです。

プロジェクトメンバーの中には、自分は何をすればいいんだろうかと手持ち無沙汰になってしまうメンバーが出ることもあります。責任感もなく、ついつい適当に仕事をこなす人も出てくるでしょう。これだと品質面で重大な欠陥が生じる事態になっても不思議ではありません。

それぞれの役割を明確化させることで、自分が明確にやるべきことがわかりますし、一人ひとりが責任をもって行動できるようになるため、品質面も安定します。

上司などからの理解を得る

7つ目のポイントは上司などからの理解を得ることです。

リソースをどのように割くかに関して、上司の許可が必要です。プロジェクトマネジメントを行う場合に、上司からの承認、理解がなければやりようがありません。プロジェクトを成功に導くためにはプロジェクトマネジメントが欠かせないと上司に分かってもらえれば、円滑に管理が行えるようになるでしょう。

ツールを導入する

8つ目のポイントはツールを導入することです。

先ほどもご紹介したフレームワークだけでなく、管理を行うのに適したツールを活用することで管理がしやすくなります。特に複数のプロジェクトが動き出している場合にはツールを導入することで複数のプロジェクトをチェックしやすくなるでしょう。

プロジェクトマネジメントに便利なツール

プロジェクトマネジメントでより管理がしやすくなるツールが主に4つあります。

• Asana
• Time Crowd
• OBPM Neo
• Wrike

ここからはそれぞれのツールの特徴を中心にご紹介していきます。

Asana

Asanaは、Zoomなどのツールを連携させて、プロジェクトを管理していくツールです。情報収集などの時間を効率的に行えるほか、円滑なコミュニケーションやタスクの整理など、無駄が生じやすいものを一元管理できるのが特徴的です。

Time Crowd

Time Crowdは時間管理をメインにしたツールです。稼働状況の確認や業務の効率化、人件費の管理など、業務状況の管理をツールを通じて行えます。工数削減にもつながるなど、時間を意識させながら効率よく仕事をしていくことにもつなげられます。

OBPM Neo

OBPM Neoは、PMBOKに準拠し、これまでExcelで行えたことをクラウドのデータベースで一元管理できるようになったことでより効率化につなげられるツールです。PMBOKに準拠し、効率的な管理を目指しているため、現場レベルで使いやすく仕上がっています。

Wrike

Wrikeはリアルタイムでチェックが行えるほか、リスク管理やスケジュール管理、進捗状況の管理なども一元的にチェックできるツールです。400以上のアプリにつなげられるので、円滑なコミュニケーションも行えます。

自社に合った管理ツールを選ぶためのポイント

自分の会社に合った管理ツールを選択するには、まずその管理ツールを利用する社員、もしくはメンバーが正しく使いこなせるかが求められます。ツールは上手く活用できればこれほど便利なものはありませんが、使うのに複雑な操作が求められるようになると、効率は上がりにくくなります。

時にシンプルでも使いやすいものであれば一定の効果が出ますし、高機能ではなくてもうまく活用すれば管理しやすくなるケースもあります。また導入にかかる初期費用やプロジェクトの規模など、考慮すべき点はまだまだあるでしょう。

そもそもなぜツールを導入するのか、今まで活用してきたツールはどうするのか、クラウドタイプにするかどうかなど、選び方はそれぞれありますが、この中では導入目的が重要でしょう。改善すべき部分を直せるツールなのかを踏まえて精査していくことをおすすめします。

フレームワークを上手に活用してプロジェクトマネジメントを成功させよう

今回はプロジェクトマネジメントやフレームワークの活用、ツールについてご紹介してきました。

プロジェクトマネジメントは管理者によって出来不出来が左右されやすいため、安定した出来を目指すにはフレームワークを上手く活用していくことが重要になります。管理ツールなども導入目的などを理解したうえで使えばより効果的に活用できるでしょう。

今回ご紹介した内容を参考にしながら、プロジェクトマネジメントに初めて取り組む方はフレームワークを有効活用していきましょう。

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