プロジェクトの進行に管理ツールは欠かせない？おすすめのプロジェクトマネジメントツールを紹介

プロジェクトマネジメントツールとは、業務の進捗確認を効率化するためのシステムです。世の中にはさまざまな特徴のツールが存在するため、どのプロジェクトマネジメントツールを導入すればよいのかが選べきれずに悩んでいる方も多いでしょう。

そこで今回は、プロジェクトマネジメントツールのタイプやおすすめのツール、導入する際の注意点などを解説します。この記事を読めば、自社が導入するべきプロジェクトマネジメントツールが理解できるため、効率的に業務の進捗確認がしやすくなるでしょう。

プロジェクトマネジメントツールの導入を検討している方は、本記事を参考にしてください。

プロジェクトマネジメントツールとは

プロジェクトマネジメントツールとは、タスク管理や情報共有管理などさまざまな機能を保有しており、円滑に業務を遂行するために活用できるシステムです。プロジェクトマネジメントツールを導入すれば、どこまでプロジェクトが遂行できているのかが理解しやすくなります。

会社でプロジェクトを遂行している場合は、上司が部下へ定期的な声をかけることで問題なく業務を遂行できます。しかし、テレワークを導入している企業は直接上司が部下の進捗状況を確認できないため、プロジェクトのタスク管理が困難です。

そこでプロジェクトマネジメントツールを導入すれば、一目で業務の進捗状況が理解できるので、多くの企業で導入されています。より効率的に業務の進捗状況を確認したい場合は、プロジェクトマネジメントツールを導入してください。

プロジェクトマネジメントツールの主な機能とは

プロジェクトマネジメントツールは多種多様な機能を兼ね備えており、以下の4つが挙げられます。

プロジェクトマネジメントツールを適切に活用するためには、どのような機能を兼ね備えているのかを理解する必要があります。どのような機能を兼ね備えているのかを理解し、効率的に業務を遂行できるように努めましょう。

タスク管理機能

タスク管理機能とは、組織全体でメンバーのタスク進捗状況を管理できる機能です。タスク管理機能を活用すれば、仕事の全体像の把握や仕事の抜け漏れ防止につながります。自身がどれくらいの業務を請け負っているのかを把握していないと、何から取り組めばよいのかが理解できずに困惑してしまう恐れがあります。

しかし、自身が取り組むべきタスクを管理して明確化すれば、どの業務を優先するべきなのかを理解できるため、適切な順番で仕事を進めていくことが可能となります。効率的に業務を進めていくためにも、プロジェクトマネジメントツールのタスク管理機能を活用しましょう。

進捗管理機能

進捗管理機能とは、事前に設定した作業計画と実際の作業進捗の間にずれが生じていないかを確認する機能です。進捗管理を適切におこなうことで、作業スケジュールの遅延発生を防ぎ、納期遅れをせずに業務を遂行できます。

進捗管理機能は容易に作業進捗の可視化が実現できるため、作業の進捗が遅れているメンバーに対するフォローアップが迅速にできます。もし、進捗管理を適切におこなえなければ、納期に遅れてしまい顧客からの信用喪失につながります。

工数管理機能

工数管理機能とは、どの作業にどれくらいの時間と費用を費やしたのかを明確に管理する機能です。工数管理を実施すれば、進捗管理を正確におこなえるようになるため、プロジェクトの赤字回避や軌道修正に活用できます。

また、工数管理機能は人材育成や人事評価制度への活用も可能です。例えば、営業成績がよい従業員が業務にどれくらいの時間と費用を費やしているのかを分析して社員教育の参考にできます。従業員の生産性を向上させたい場合には、工数管理機能を活用するとよいでしょう。

情報共有機能

情報共有機能とは組織内で取り扱う情報を共有する機能です。情報共有機能を活用すれば、組織内でのコミュニケーションの活発化につながったり、特定の人物しかこなせない業務が発生することを防げたりします。

情報共有機能を活用しなかったら、従業員がどこまで業務を進められたのかが明確に理解できないため、スケジュールに遅延が発生しやすくなります。円滑に業務を勧めたいのなら、情報共有機能を活用しましょう。

プロジェクトマネジメントツールにはどのようなタイプがあるのか

世の中には数多くのプロジェクトマネジメントツールが存在するため、自社に適したタイプのものを選ぶべきであり、以下の3種類を解説します。

• 用途が多様なタイプ
• タスク管理に強いタイプ
• 特定の用途に強いタイプ

ここで解説する内容を参考にし、自社がプロジェクトマネジメントツールを導入する目的に適したタイプを導入しましょう。

用途が多様なタイプ

プロジェクトマネジメントツールの種類として、用途が多様なタイプが挙げられます。用途が多様であれば、タスク管理をしたい場合や情報共有をしたい場合など複数のツールを使用することなく、1つのツールでプロジェクトの管理業務をすべておこなえます。

多くのプロジェクトマネジメントツールは導入費用がかかるため、2つのツールを同時に活用するということはそれだけ多くの費用をかけなければいけません。ツールの導入に多額の費用を投入するとプロジェクトが成功した際に得られる利益は少なくなります。

さまざまな用途にプロジェクトマネジメントツールを活用したい方は、用途が多様なタイプを利用してください。

タスク管理に強いタイプ

タスク管理に強いタイプもプロジェクトマネジメントツールには存在します。タスク管理に強いツールを活用すれば、従業員がどれくらいまでタスクを終わらせているのかが事細かに理解できるため、作業遅れを発生することなく業務を終わらせることが可能です。

ほかのプロジェクトマネジメントツールの場合は、大まかなタスク管理しかできないものもあります。事細かにタスク管理を丁寧におこないたい場合は、プロジェクトマネジメントツールの活用を検討してください。

特定の用途に強いタイプ

プロジェクトマネジメントツールの種類には、特定の用途に強いタイプも存在します。特定の用途に強いタイプを活用すれば、事細かな情報を把握することができるため、効率的に業務管理ができます。

例えば情報共有に特化しているツールを活用すれば、経営陣へ進捗を報告するのに活用できるプロジェクトレポートが用意されている場合もあるので効率的に情報共有することが可能です。特定の用途のみにツールを活用する場合は、特定の用途に強いプロジェクトマネジメントツールを活用しましょう。

プロジェクトマネジメントツールを選ぶ際のポイント

プロジェクトマネジメントツールを選ぶ際は、以下の5つのポイントに気をつけましょう。

1. クラウド型かどうか
2. 機能面
3. 導入コスト
4. オプション面
5. 対応言語

数多くのプロジェクトマネジメントツールが存在するため、どのようなポイントに気をつけてツール選びをすればよいのかが分からない方も多いでしょう。ここで解説するポイントを参考にしたうえで、導入するプロジェクトマネジメントツールを選んでください。

①クラウド型かどうか

プロジェクトマネジメントツールを選ぶ際のポイントとして、クラウド型であるのかどうかを確認することが挙げられます。そもそもプロジェクトマネジメントツールは、以下の2つに分類分けされます。

クラウド型は自分が普段使用しているパソコンでなくても容易にツールを活用することが可能です。また、クラウド型は自社でサーバー環境やシステムを構築する必要がないため、初期投資費用を抑えられて不必要に経費をかける必要がなくなります。

クラウド型は必要な資料のデータを保存すれば、簡単に第三者へ情報共有をすることも容易です。

②機能面

機能面もプロジェクトマネジメントツールを選ぶうえで大切なポイントといえるでしょう。一言でプロジェクトマネジメントツールといっても、ソフトによってタスク管理ができたり、情報共有ができたりと機能はさまざまだからです。

そのため、自社が求めている機能を兼ね備えているプロジェクトマネジメントツールを選ぶとよいでしょう。ひとつのツールでプロジェクト管理を簡潔におこないたい場合は情報共有機能、大規模プロジェクトの全体像を把握したい場合は工数管理機能を重視するべきです。

③導入コスト

プロジェクトマネジメントツールによって導入コストもさまざまなので、自分に適したものを選択しましょう。基本的にプロジェクトマネジメントツールは使用機能が制限されている無料版とすべての機能を使用できる有料版で分類されています。

例えば、5人までの使用は無料プランになっているものの、6人以上が使用するのなら有料プランへ切り替えなければいけないなどと定められているのです。ツールを導入するプロジェクトのメンバー規模を確認したうえで、どのソフトを導入するべきなのかを選ぶ必要があります。

④オプション面

オプション機能もプロジェクトマネジメントツールによってさまざまです。例えば、ツールによっては情報共有に活用可能なタスク管理テンプレートが用意されている場合があるかもしれません。

タスク管理ツールを活用すれば、情報共有のために文字入力をする時間を省けるため、効率的に情報共有することが可能です。ツールのオプション面も確認して自身の業務へ活用できるのかを確認したうえで、どのソフトを導入するべきなのかを検討してください。

⑤対応言語

プロジェクトマネジメントツールの選び方として、対応言語の確認が挙げられます。ソフトによっては対応言語が英語しかない場合も往々としてあるからです。英語が読める社員で組織が構成されているのであれば問題ないですが、日本語しかわからない社員がいるのに英語対応のツールを導入していると業務効率の悪化につながります。

事前に導入予定のプロジェクトマネジメントツールの対応言語を確認したうえで、導入するソフトを決定してください。

用途が多様なプロジェクトマネジメントツール

用途が多様なプロジェクトマネジメントツールとして、以下の8つが挙げられます。

• monday.com（株式会社ギャプライズ）
• ReforrmaPSA（株式会社オロ）
• LycheeRedmine（株式会社アジャイルウェア）
• Backlog（株式会社ヌーラボ）
• CrowdLog（株式会社クラウドワークス）
• Notion（Notion）
• NlCollabo360（株式会社NIコンサルティング）
• TimeCrowd（タイムクラウド株式会社）

ここで紹介する内容を参考にしたうえで、自身に適したツール選びをしてください。

monday.com（株式会社ギャプライズ）

株式会社ギャプライズが提供するmonday.comは、工数管理や業務パフォーマンス分析、レポーティングなど合計36種類の機能を組織のやり方に合わせて組み合わせられるツールです。

また、OutlookやGmailなど合計50種類の外部ツールと連携することもできます。例えば、Gmailを活用してメールの内容をmonday.comへ反映し、社内外のやり取りを可視化・管理することも可能です。無料トライアルを用意しており、月額11,000円で利用できます。

ReformaPSA（株式会社オロ）

株式会社オロが提供しているReformaPSAは、営業管理や勤怠管理、データ管理など多種多様な業務の一元管理が可能なツールです。1度入力した情報は各フローで引き継がれるので、転記作業をする必要はありません。

また、クライアント別や部門別などさまざまな切り口にて自社の損益をレポーティングしているため、正確な経営状況の数値を客観的に把握できます。初期費用0円でかつ月額費用が30,000円で利用できるツールです。

LycheeRedmine（株式会社アジャイルウェア）

株式会社アジャイルウェアのLycheeRedmineは、スケジュール管理やコスト分析、レポート自動作成などが直感的に作成できるツールです。作業に従事するメンバーの進捗状況が一目で理解できるため、予定通りに業務が進んでいるのかを理解できます。

また、LycheeRedmineは監視システムを活用して24時間365日監視をおこなっており、異常が発生したら管理者へ通知が行くようになっているので、安心して利用ができます。購入は10ユーザー単位からで1人のユーザーに対して月額費用900円ほどです。全プラン30日間のお試し無料プランが用意されています。

Backlog（株式会社ヌーラボ）

株式会社ヌーラボが提供するBacklogは、誰がどのタスクを進めているのかが直感的に理解できるため、スケジュール遅延やタスク漏れを防げるツールです。利用ユーザー数によって料金が変動することはなく、社内外に関わらずプロジェクトへ関係するメンバーを追加できます。

また、お知らせ機能が用意されているため、情報共有を円滑に実施できるでしょう。月額16,000円で利用でき、30日間お試し無料プランも用意されています。

CrowdLog（株式会社クラウドワークス）

株式会社クラウドワークスが提供するCrowdLogは、ユーザーの使いやすさにこだわって作成されたツールです。日々の工数は半自動で入力を実現できるため、スピーディーな収支状況の把握やプロジェクトの軌道修正を実現できます。

また、CroweLogはレポート機能も充実していて、従来の集計・分析業務を95%削減できるため、効率的に業務を進めることが可能です。無料トライアルが用意されているので、興味のある方はお試しで使用してみるとよいでしょう。

Notion（Notion）

Notionは、従来のタスク・スケジュール機能にメモ機能やWiki機能が加わったツールです。すべての機能が一カ所へ集約されており、どの機能を使用すればよいのかと悩むことがなくなります。

また、メモ機能を活用して会社の議事録や業務マニュアルなどを一括管理することも可能です。月額8ドル（約1,192円）とリーズナブルな価格設定なので、コストを抑えて進捗管理をしたい方はNotionを導入してください。

NICollabo360（株式会社NIコンサルティング）

株式会社NIコンサルティングが提供しているNICollabo360は、各タスクの進捗状況や現在の状況、終了予定日を一覧でまとめて確認できるツールです。「いつまでに」「誰が」「何を」やらなければいけないのかをタスクへ書き出せるので、プロジェクトの可視化ができます。

担当者の負荷状況を把握できる機能も兼ね備えているため、負荷軽減のための対策もできます。初期費用に55,000円もかかるものの、月額費用は360円と低コストであるため、長期的な導入を検討しているのなら、NICollabo360を導入してください。

TimeCrowd（タイムクラウド株式会社）

タイムクラウド株式会社が提供しているTimeCrowdは、リモートワークでの稼働時間の可視化が実現できるツールです。メンバーごとの稼働時間を算出すれば、プロジェクト単位の人件費も確認できるため、収益管理がしやすくなります。

また、過去の業務分析をレポートとして振り返れるので、カテゴリーや稼働時間など必要なデータのピックアップが可能です。過去の進捗管理状況から業務改善をしたい場合にTimeCrowdはおすすめです。

タスク管理に強いプロジェクトマネジメントツール

タスク管理に強いプロジェクトマネジメントツールとして、以下の3つが挙げられます。

• タイムデザイナー（株式会社Creative Gear）
• Jooto（株式会社PRTIMES）
• Trello（Atlassian）

ここで紹介するツールを導入し、問題なくタスク管理を終えられるようにしましょう。

タイムデザイナー（株式会社Creative Gear）

株式会社Creative Gearが提供しているタイムデザイナーは、タスクの進捗管理から経営分析まで一貫しておこなえるツールです。TODOリストやカレンダーなどさまざまな視点からタスクを管理することができ、現在組織が置かれている状況を迅速に把握できます。

タイムデザイナーには「ストップウォッチ機能」が付属しており、ワンクリックで容易に作業時間を記録することが可能です。月額980円というリーズナブルな価格でタスク管理が実現できます。

Jooto（株式会社PRTIMES）

株式会社PRTIMESが提供しているJootoは、2023年9月現在約1,900社に導入されていて40万人以上のユーザーに利用されている人気のツールです。担当者や状況別にリストを作成し、プロジェクトの進行状況をすぐ確認できます。

また、各タスクの予定と実績の数値設定をして、リストごとの合計数値を容易に確認できるので、予算の使い込みを防げます。スタンダードプランは月額980円で利用することが可能です。

Trello（Atlassian）

Atlassianが提供しているTrelloは、カレンダー機能を用いた時間管理をおこなえる生産性向上が実現可能なツールです。カード単位でチェックリストや添付ファイルなどが迅速に確認できるため、チーム内で容易に情報共有できます。

Trelloは月額10ドル（約1,487円）でソフトの利用ができるため、タスク機能に特化したツールを導入したい方は利用を検討してください。

特定の用途に特化しているプロジェクトマネジメントツール

特定の用途に特化しているプロジェクトマネジメントツールとして、以下の2つを解説します。

• OBPMNeo（株式会社システムインテグレータ）
• Jira Software（Atlassiam）

ここで紹介するツールを活用したうえで、マネジメント業務を円滑に遂行できるように努めましょう。

OBPMNeo（株式会社システムインテグレータ）

株式会社システムインテグレータで提供しているOBPMNeoは、プロジェクトの原価や採算がしやすくなるツールです。従来であればプロジェクトの採算が月末にならないと分からない場合も往々にしてありますが、OBPMNeoはリアルタイムでどれくらいの原価や予算がかかるのかが把握できます。

また、進捗や要員管理、課題管理なども実施できるため、必要以上に人件費を使いすぎてしまうことも課題が明確にならないことも防げます。月額50,000円で利用することが可能です。

Jira Software（Atlassian）

AtlassianのJira Softwareは、ユーザーストーリーや課題の作成と共有ができるため、チーム全体へのタスク分散が容易にできるツールです。1人から35,000人までさまざまな規模の組織に対応できるプランを用意しているため、スムーズにツールの拡張ができます。Jira Softwareのスタンダードプランは月額920円の金額から利用できます。

無料でも利用できるプロジェクトマネジメントツール3選

プロジェクトマネジメントツールは無料で利用できるものも存在しており、以下の3つが挙げられます。

1. Backlog
2. Wrike
3. Jooto

ここで紹介するツールを活用したうえで、プロジェクトマネジメントツールを無料で利用できるように努めましょう。

①Backlog

Backlogは、シンプルで直感的な操作が実現できるマネジメントツールです。Backlogへファイル形式の製作物をアップすることで、パソコンにファイルをダウンロードせずにチェックやフィードバックができます。

また、プロジェクトの進捗管理をガントチャート化しているため、業務がどのように進められているのかの確認やスケジュールの確認が可能です。企業情報やプロジェクト情報の設定もできるため、適切な進捗管理が実現できます。

②Wrike

Wrikeは、業務内容の可視化や部門の枠を超えたコラボレーションの促進で組織の生産性を向上させられるツールです。Wrikeには個人専用のダッシュボードが用意されているので、組織全体の情報共有ができます。

また、ダッシュボード機能ではToDo情報をピン止めしてより重要なタスクを明確化できるため、適切な進捗管理が可能です。GoogleやSlack、Zoomなど合計400種類以上のソフトと連携して活用することもできます。

③Jooto

Jootoは、スマートフォンからでも容易にタスク管理が実現できるマネジメントツールです。例えば、タスク作成をする際は期日や担当者、チェックリストまで設定することができ、誰が何に気をつけて業務を信仰すればよいのかが明確にできます。

また、タスクを作成する際にラベルを設定すれば、業務の重要度に応じて案件を設定することができるため、タスクの状況が瞬時に理解可能です。4人までの利用であれば無料でタスク管理業務を実施できます。

プロジェクトマネジメントツールを導入する際の注意点

プロジェクトマネジメントツールを導入する際はさまざまなことに気をつける必要があり、以下の3つに注意しましょう。

• 導入スケジュールの確認
• 運用ルールの明確化
• 教育期間の設定

円滑にプロジェクトマネジメントツールを導入するためにも、どのようなことに気をつけて導入すればよいのかを理解してください。

導入スケジュールの確認

プロジェクトマネジメントツールを導入する際の注意点として、導入スケジュールの確認が挙げられます。マネジメントツールはすぐ導入できるわけではなく、ソフトによっては導入に時間がかかる場合もあるからです。

また、プロジェクトのメンバーがソフトの使用方法を全く理解していない状況で導入してしまったら、業務効率の低下に陥る可能性があります。そのため、マネジメントツールを導入する際は事前に社内研修やマニュアル配布などをおこない、導入時に不安を感じさせないように工夫しましょう。

運用ルールの明確化

運用ルールの明確化は、プロジェクトマネジメントツールを導入する際に欠かせません。導入して業務効率につなげられないツールをいつまでも使用し続けても、意味がないからです。

そのため、マネジメントツールの導入効果を客観的に把握するために事前に数値目標を設定しましょう。もし、数値目標を設定して導入効果を得られないと判断したら、ほかのマネジメントツールを導入した方がより業務効率向上につながる可能性があります。

教育期間の設定

教育期間の設定をしたうえで、プロジェクトマネジメントツールの導入をしてください。プロジェクトのメンバーのなかにはITツールが苦手な人物もいることが推測され、教育期間を設けないとさらなる混乱を巻き起こす恐れがあるからです。

1ヶ月間教育期間を設定する場合、どのようなスケジュールでどんな手法を用いてツールを導入するための教育をするのかを明確にしましょう。効率的に業務を遂行するためにも、必ず教育期間を設けてください。

プロジェクトマネジメントツールは自分たちに合ったツールを選ぼう

プロジェクトマネジメントツールには、用途が多様なタイプやタスク管理に強いタイプ、特定の用途に強いタイプとさまざまな種類があります。また、プロジェクトマネジメントツールを導入する際は、導入スケジュールの確認や教育期間の設定をしてください。

本記事を参考にして自身がどのプロジェクトマネジメントツールに適しているのかを確認したうえで、ツールを導入する準備をしましょう。当社では、中小企業向けに空欄を埋めるだけの経営計画書を提供します。無料でダウンロードができるので、ぜひご利用ください。